1. De multe ori suntem pusi in situatia de a folosi in Romania acte intocmite in Canada, cum ar fi procurile, testamentele, certificatele de nastere, certificatele de casatorie sau de deces, diplomele de studii, hotararile judecatoresti, precum si orice alte documente care sunt emise de organisme sau organe ale statului canadian sau care sunt semnate de catre avocat, notar sau ”commissaire à l’assermentation” canadian.
Asa cum se stie, folosirea unui act oficial intr-o alta tara decat cea in care a fost emis este conditionata de realizarea unei proceduri cum este cea a supralegalizarii sau a aplicarii apostilei.
Conventia internationala cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, are ca scop simplificarea procedurilor de recunoastere a autenticitatii documentelor emise intr-o tara in vederea folosirii lor intr-o alta tara, pastrand totodata certitudinea legalitatii lor. Conventia priveste numai cerinta supralegalizarii diplomatice sau consulare a actelor oficiale straine.
2. Sunt considerate acte oficiale, in sensul Conventiei, documentele care emana de la o autoritate sau de la un functionar al unei jurisdictii a statului, inclusiv cele care emana de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecatoresc, documentele administrative, actele notariale, declaratiile oficiale, cum ar fi: cele privind mentiuni de inregistrare, viza de investire cu data certa si legalizari de semnatura, depuse pe un act sub semnatura privata. Totodata, Conventia nu se aplica documentelor intocmite de agenti diplomatici sau consulari, precum si documentelor administrative care au legatura directa cu o operatiune comerciala sau vamala.
Romania a aderat la aceasta Conventie prin Ordonanta Guvernului nr. 66/1999 [1].
Crearea acestui cadru legal da dreptul Romaniei sa aplice apostila pe actele care sunt intocmite la noi in tara, in locul realizarii procedurii de supralegalizare a documentelor. Aceasta impune insa existenta starii de reciprocitate, si anume, faptul ca Romania aplica apostila numai in relatiile cu alte state semnatare ale Conventiei sau care au aderat ulterior la Conventie.
Canada insa nu a semnat aceasta Conventie si nici nu a aderat ulterior la ea, ceea ce face ca in relatiile sale cu alte tari, inclusiv cu Romania, sa aplice, respectiv sa solicite in continuare realizarea procedurii supralegalizarii.
3. Astfel, folosirea documentelor canadiene pe teritoriul Romaniei este conditionata de realizarea procedurii supralegalizarii acestora in Canada, procedura care presupune doua etape.
Mai intai, actul respectiv este prezentat la ”Affaires Etrangers et Commerce International Canada”, la Ottawa, la Biroul de autentificari [2]. Se realizeaza astfel asa numita ”autentificare” a documentelor, prin recunoasterea semnaturilor canadiene ce figureaza pe documente, continutul acestora nefiind insa verificat.
Odata realizata procedura de catre acest Birou, documentul este supus procedurii de supralegalizare diplomatica sau consulara. In acest sens, documentul trebuie prezentat la ambasada sau consulatul tarii in care urmeaza sa fie folosit, in cazul nostru, Ambasada Romaniei la Ottawa sau la Consulatul General al Romaniei de la Montreal din provincia Quebec sau Toronto din provincia Ontario. Aici, supralegalizarea se realizeaza prin aplicarea unei stampile prin care se recunoaste ”autentificarea” realizata in cadrul Biroului de la Ottawa.
Procedura de supralegalizare nu include verificarea corectitudinii continutului documentului. Ea are ca scop doar inlaturarea posibilelor fraude si vizeaza toate tarile unde urmeaza a fi folosit un document care pleaca din Canada. Deci actele astfel intocmite in Canada nu pot fi in mod legal folosite in Romania decat in urma ”autentificarii” si supralegalizarii lor in forma descrisa mai sus.
4. Tot in acest sens, Legea nr. 105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept international privat [3], prevede, in articolul 162, ca ”actele oficiale intocmite sau legalizate de catre o autoritate straina pot fi folosite in fata instantelor romane numai daca sint supralegalizate, pe cale administrativa ierarhica si in continuare de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale Romaniei, spre a li se garanta astfel autenticitatea semnaturilor si sigiliului. Supralegalizarea pe cale administrativa este supusa procedurii stabilite de statul de origine al actului, urmata de supralegalizarea efectuata fie de catre misiunea diplomatica sau oficiul consular roman din statul de origine, fie de catre misiunea diplomatica sau oficiul consular al statului de origine in Romania si, in continuare, in ambele situatii, de catre Ministerul Afacerilor Externe.”
Pe de alta parte si actele ce pleaca din Romania cu scopul de a fi folosite in Canada, trebuie sa urmeze aceeasi procedura de supralegalizare. In acest sens, aceeasi Lege nr. 105/1992 prevede, in alineatul ultim al art. 162, ca ”supralegalizarea actelor intocmite sau legalizate de instantele romane se face, din partea autoritatilor romane, de catre Ministerul Justitiei si Ministerul Afacerilor Externe, in aceasta ordine.”
5. In continuarea materialului nostru ne vom referi la actele intocmite in provincia Quebec din Canada. Cu aceasta ocazie dorim sa atragem atentia colegilor nostri romani asupra actelor intocmite in fata unui notar, avocat sau a unei persoane care detine doar calitatea de ”commissaire à l’assermentation” sau conform versiunii in engleza ”commissioner for oaths ” in aceasta provincie.
Art. 2814 din Codul civil din Quebec enumera, nelimitativ, categoriile de acte autentice. Printre acestea se numara si actele notariale, care, pentru a fi autentice, conform art. 2819, trebuie sa fie semnate de catre partile interesate si sa faca proba actului juridic precum si a declaratiilor partilor semnatare cuprinse in act. Exemple de acte autentice reprezinta contractul de mariaj, contractul de donatie al unui imobil, ipoteca imobiliara. De regula, procurile nu sunt acte autentice, chiar daca sunt intocmite si semnate in fata notarului.
Avocatul, la randul lui, poate, in mod legal, redacta si semna acte juridice, cum ar fi testamente, procuri, declaratii, fara insa ca aceste acte sa fie considerate autentice.
O alta categorie de acte provenite din Quebec si necuprinse in categoria actelor autentice sunt documentele semnate sub ”prestare de juramant”, ceea ce reprezinta o traducere mai mult sau mai putin fericita a notiunii de ”prêter serment” retinuta prin lege. In aceasta categorie intra declaratiile de orice fel, procurile, generale si speciale, semnate de declaranti, persoane fizice, acte pentru care legea nu consacra forma autentica. Legea recunoaste din oficiu calitatea notarilor si avocatilor de a redacta si semna astfel de documente, in vederea atestarii lor.
6. Alaturi de persoanele recunoscute din oficiu [4], orice persoana, conform legii, poate fi numita de catre ministrul de justitie [5] ”commissaire à l’assermentation”. Pentru aceasta, legea nu cere studii juridice. Competenta sa este limitata, fiind persoana autorizata prin lege doar sa ateste ca semnatura apartine celui care a dat declaratia [6]. ”Commissaire à l’assermentation” nu este obligat sa verifice veracitatea sau continutul declaratiilor facute de persoana care semneaza in fata sa. Este obligatia declarantului de a sti ce anume declara si de a-si asuma responsabilitatea. De asemeni, ”commissaire” nu are dreptul de a redacta actele juridice care se semneaza in fata lui. In principiu, redactarea de acte juridice este o activitate rezervata exclusiv notarilor si avocatilor, inscrisi in ordinele lor profesionale. Incalcarea acestor reglementari inseamna practicarea ilegala a acestor profesi, constituind infractiune, conform legislatiei speciale in materie din Quebec.
In general, in cuprinsul actelor care pleaca din provincia Quebec, chiar si cele redactate de catre avocat sau notar, nu vom intalni in mod special echivalentul ”incheierii de autentificare” sau a ”incheierii de legalizare” din Romania.
7. In concluzie, dorim sa subliniem ca pentru intocmirea actelor autentice in baza unei procuri, in Romania, pot fi considerate valabile procurile care se intocmesc in provincia Quebec sub doua forme:
- procura data in fata oricarui oficiu consular roman din Canada, care are, conform legii romane, aceeasi competenta ca orice notar aflat pe teritoriul Romaniei;
- procura redactata si semnata in fata notarului sau a avocatului din provincia Quebec si care este supusa procedurii de legalizare si supralegalizare descrisa mai sus.
In aceasta ultima situatie, consideram necesar sa facem precizarea ca echivalentul formei autentice din Romania nu este cerut de lege in provincia Quebec pentru existenta unei procuri, ceea ce face ca din punct de vedere al intocmirii si semnarii procurilor, avocatii sa aiba aceleasi competente ca si notarii. In aceste conditii, apreciem ca in masura in care o procura data in fata unui notar din Quebec este acceptata pentru semnarea unui act notarial incheiat in forma autentica in Romania, in egala masura ar trebui acceptata si procura realizata de avocatul din Quebec, cei doi avand aceleasi competente din acest punct de vedere, cele doua procuri avand aceeasi valoare juridica. In plus, valabilitatea unui act este intotdeauna analizata in functie de cerintele legii de origine conform careia a fost redactat.
[1] Publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 408 din 26 august 1999; ordonanta a fost aprobata prin Legea nr. 52/2000, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 169 din 20 aprilie 2000, care a fost, la randul ei modificata prin Legea nr. 142/2004, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 421din 11 mai 2004, precum si prin Legea nr. 121/2005, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 402 din 12 mai 2005.
[2] Pentru detalii privind activitatea acestui Birou de autentificari, a se consulta http://international.gc.ca/about-a_propos/authentication-authentification_documents.aspx?lang=fra
[3] Publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 245 din 1 octombrie 1992
[4] http://www.assermentation.justice.gouv.qc.ca/ServicesPublics/Consultation/PersonneOffice.aspx
[5] http://www.assermentation.justice.gouv.qc.ca/ServicesPublics/Commission/Presentation.aspx
[6] Commissaire are dreptul sa refuze semnatura actelor in anumite conditii. Pentru detalii, a se consulta http://www.assermentation.justice.gouv.qc.ca/ServicesPublics/Commissaire/Responsabilites.aspx
Iolanda BOTI
doctor în drept, avocat
Baroul Iasi,
Barreau du Quebec – Canada
Victor BOTI
avocat
Baroul Iasi,
Barreau du Quebec – Canada
PDF 
Cînd auziţi de Haga, înseamnă că cineva vă aşteaptă precum o plantă carnivoră, să vă înhaţe banii şi timpul.
În fapt, Convenţia de la Haga (CH) e o interfaţă ce are ca scop unificarea supralegalizării documentelor. Evitarea dublei legalizări. Cum ziceam, CH este o platformă minimală de drept internaţional privat, ce face posibilă recunoaşterea într-un stat, a unui document emis de alt stat, chiar dacă cele două state se află în conflict, armat, să zicem.
Dacă CH este o platformă minimală, care e cea maximală? În virtutea suveranităţii, niciun stat nu este obligat să pretindă apostila pentru a recunoaşte un certificat de căsătorie (CC). El poate fi recunoscut şi fără supralegalizări şi fără apostilă. Cu alte cuvinte, este loc şi de mai simplu. Şi adesea e MUULT mai simplu decît procedura asistată de toată Haga pe care statul român v-o vîră pe gît.
Este şi cazul Japoniei. Atunci cînd un cetăţean român de pildă se duce la o primărie din Japonia cu un CC românesc să-l transcrie, nimeni nu-i cere apostilă. Nici măcar traducerea la vreun traducător autorizat. Nici măcar legalizarea traducerii sau a vreunei copii la notariat. Legalizarea oricărui document conex o face funcţionarul de la ghişeu. De-aia e acolo. Să ia act (şi actele) de voinţa suverană a două persoane fizice şi mature, cu drepturi fundamentale depline. Cetăţeanul român îşi poate traduce singur conţinutul CC, semnează cum că răspunde pentru acurateţea traducerii şi cu asta, basta. E doar interesul lui ca traducerea să fie corectă. Aşadar, înaintea oricărui traducător autorizat, are prioritate titularul. Cetăţeanul este o instituţie. Nu numai în vorbe, ci şi în fapt. (nu şi în România).
La primărie, totul durează 15 minute, şi costă cam 600 sau 800 yen (cca. un pol). E drept, se poate întîmpla ca, odată cu transcrierea CC, să fie nevoie şi de proceduri conexe, cum ar fi, înfiinţarea unui nou registru de stare civilă. Sau eliberarea unui buletin de identitate pentru străini, pentru soţul român. Într-un asemenea caz, e posibil ca procedura să dureze spre 20 de minute. Poate chiar 25. Dar nu mai mult. Nu are toate actele gata? Nu-i nimic. Cetăţeanul le poate trimite ulterior prin poştă, chiar dacă locuieşte vizavi de primărie. Funcţionarii de acolo chiar recomandă ca documentele lipsă să fie trimise prin poştă, pentru că în felul acesta îşi pot administra timpul mai bine. Dispare o sursă de stres: cetăţeaunul care care se uită la ceas (de obicei şezînd).
Aşadar, am văzut cum e în altă ţară. Am văzut că statul român e ÎN RĂZBOI PERMANENT CU TOATE ŢĂRILE. În primul rînd, în război cu propriii cetăţeni. Am văzut că pentru România suverană, Japonia este un fel de colonie de mîna a paişpea, din moment ce transcrierea Ja-Ro cere obligatoriu apostilă de la Haga, iar invers, nu.
[...] [2] I. Boti, V. Boti, Supralegalizarea in relatiile Romaniei cu Canada si, in particular, cu provincia Quebec, in Revista de note si studii juridice, 30 august 2010, http://www.juridice.ro/118122/supralegalizarea-in-relatiile-romaniei-cu-canada-si-in-particular-cu-p…. [...]