In Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 372 din data de 27 mai 2011 a fost publicata Hotararea Guvernul nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor.
Actul normativ stabileste metodologia de intocmire si completare a registrului general de evidenta a salariatilor, inregistrarile ce se efectueaza, precum si alte elemente in legatura cu acesta.
Persoanele obligate la intocmirea registrului
Potrivit actului normativ, fiecare angajator are obligatia de a infiinta si transmite la inspectoratul teritorial de munca un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
Angajatorii care au infiintat sucursale, agentii, reprezentante sau alte astfel de unitati fara personalitate juridica, carora le-au delegat competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, pot delega acestora si competenta infiintarii registrului.
Au obligatia de a infiinta si transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca si misiunile diplomatice si oficiile consulare ale altor state in Romania, institutele culturale si reprezentantele comerciale si economice ale altor state in Romania, pentru personalul angajat local care are cetatenia romana sau resedinta permanenta in Romania.
Completarea si transmiterea registrului se fac de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator.
Angajatorii pot contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin incheierea, cu respectarea dispozitiilor Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, de contracte de prestari servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca, care isi desfasoara activitatea in conditiile prevederilor legale in vigoare.
In situatia contractarii serviciului de completare si transmitere a registrului, angajatorul are obligatia informarii, in scris, a inspectoratului teritorial de munca despre incheierea contractului de prestari servicii.
Procedura si actele pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei se stabilesc prin ordin al ministrului muncii, familiei si protectiei sociale.
Cuprinsul REVISAL
Registrul se intocmeste in forma electronica, in ordinea angajarii, si cuprinde cuprinde urmatoarele elemente:
- elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, cetatenia si tara de provenienta – Uniunea Europeana – UE, non-UE, Spatiul Economic European – SEE;
- data angajarii;
- perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea;
- functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative;
- tipul contractului individual de munca;
- durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia;
- salariul, sporurile si cuantumul acestora;
- perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale;
- data incetarii contractului individual de munca.
Completarea, respectiv inregistrarea in registru a elementelor prevazute de lege se face dupa cum urmeaza:
- la angajarea fiecarui salariat, urmatoarele elemente se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza: datele de identificare ale salariatului, data angajarii, elementele referitoare la detasare; functia, tipul contractului de munca, durata normala a timpului de lucru si repartizarea acestuia; salariul, sporurile si cuantumul acestora;
- salariul, sporurile si cuantumul acestora se completeaza si pentru contractele individuale de munca deja inregistrate, in termen de 90 de zile de la data intrarii in vigoare a noii hotarari; – elementele privind perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca se inregistreaza in registru in termen de maximum 20 de zile lucratoare de la data suspendarii;
- data incetarii contractului individual de munca se inregistreaza in registru la data incetarii contractului individual de munca/la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a determinat, in conditiile legii, incetarea contractului individual de munca;
- pentru salariatii detasati, angajatorul de baza completeaza perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea, anterior inceperii detasarii.
Orice modificare a elementelor cu privire la:
- datele de identificare ale salariatilor;
- perioada detasarii;
- functia;
- tipul contractului de munca;
- durata normala a timpului de lucru si reparitzarea acestuia;
- salariu, sporuri
se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara implinirii termenului de 20 de zile lucratoare de la data aparitiei modificarii. Exceptie fac situatiile in care modificarile se produc ca urmare a unei hotarari judecatoresti sau ca efect al unui act normativ cand inregistrarea in registru se face in ziua in care angajatorul se prezuma, potrivit legii, ca a luat cunostinta de continutul acestora.
Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munca in format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmatoarele modalitati:
- prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspectiei Muncii;
- prin e-mail, pe baza de semnatura electronica;
- prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca in format electronic, insotit de o adresa de inaintare semnata de angajator.
Angajatorii sau, dupa caz, prestatorii de servicii au obligatia de a completa si transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi au angajatorii sediul sau domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat, cu obligatia completarii acestuia
Registrul se pastreaza in forma electronica la sediul angajatorului si, dupa caz, la sediul sucursalei, agentiei, reprezentantei sau al altor asemenea unitati fara personalitate juridica, care au delegata competenta infiintarii registrului.
Dosarul personal al salariatului
Angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.
Alte dispozitii
Registrele infiintate si inregistrate in conformitate cu prevederile HG nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor se pastreaza si se arhiveaza de catre angajatori, in conditiile legii.
Actul normativ intra in vigoare la data de 1 august 2011.
PDF 
