Procedura de emitere, in format electronic, a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social

In Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 148 din data de 6 martie 2012 a fost publicat Ordinul ministrului justitiei si presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala nr. 492/205/2012 pentru aprobarea Procedurii de solicitare si emitere, in format electronic, a adeverintei privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social.

Procedura se aplica societatilor comerciale care au obligatia de a inregistra, la inmatriculare si la schimbarea sediului social, documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si de a obtine certificatul pentru spatiul cu destinatie de sediu social.

Odata cu cererea de inmatriculare sau de inregistrare a mentiunii privind schimbarea sediului social, reprezentantul legal sau imputernicitul societatii comerciale depune la registrul comertului si o cerere de inregistrare a documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social.

Oficiul registrului comertului transmite prin posta electronica cererea cu privire la spatiul cu destinatie de sediu social, scanata, organului fiscal competent, folosind portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sectiunea „Acces aplicatie MAIL“, imediat dupa inregistrarea la oficiul registrului comertului a cererii de inmatriculare/inregistrare.

La cererea transmisa oraganului fiscal va fi anexat, scanat, actul doveditor al dreptului de folosinta depus de solicitant.

Inaintarea catre organul fiscal competent a actului doveditor al dreptului de folosinta, precum si eliberarea si transmiterea adeverintei privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si a certificatului de sediu social nu sunt conditionate de inregistrarea, in scopul stabilirii impozitului pe venit, a actului doveditor al dreptului de folosinta la organul fiscal.

Organul fiscal competent este administratia finantelor publice municipala, oraseneasca, comunala sau a sectoarelor municipiului Bucuresti din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, in a carei raza teritoriala se afla situat spatiul cu destinatie de sediu social.

Organul fiscal competent organizeaza evidenta documentelor care atesta dreptul de folosinta asupra spatiilor cu destinatie de sediu social in cadrul registrului de evidenta a spatiilor cu destinatie de sediu social, organizat la nivel de adresa a spatiului.

Dupa primirea pe e-mail a documentatiei de la oficiul registrului comertului, organul fiscal verifica datele inscrise in cerere cu cele din actele doveditoare si preia informatiile in registrul de evidenta a spatiilor cu destinatie de sediu social, inscriind si numarul de inregistrare atribuit de oficiul registrului comertului cererii.

Organul fiscal emite si transmite prin posta electronica oficiului registrului comertului expeditor adeverinta pentru documentul de sediu social si certificatul de sediu social, in format pdf.

Pentru cererile primite de catre organul fiscal competent in prima jumatate a programului de lucru, intre orele 8,00-12,00, certificatele de sediu social si adeverintele pentru documentul de sediu social se emit si se transmit catre oficiile registrului comertului in aceeasi zi, pana la ora 16,00.

Pentru cererile primite de catre organul fiscal competent in a doua jumatate a programului de lucru, intre orele 12,00-16,00, certificatele de sediu social si adeverintele pentru documentul de sediu social se emit si se transmit catre oficiile registrului comertului in prima jumatate a programului de lucru din ziua imediat urmatoare, intre orele 8,00-12,00.

In cazul in care documentatia este incompleta sau nu este lizibila, precum si daca, din alte motive, nu pot fi emise certificatele de sediu social si adeverintele pentru documentul de sediu social, organul fiscal competent va notifica, de indata, oficiului registrului comertului.

Daca motivele pentru care nu pot fi emise certificatele de sediu social si adeverintele pentru documentul de sediu social pot fi inlaturate numai de catre societatea comerciala, oficiile registrului comertului vor dispune masurile necesare. Daca certificatele de sediu social nu sunt transmise in termenele prevazute anterior, precum si in cazul in care documentatia nu este corespunzatoare, oficiile registrului comertului amana solutionarea cererilor de inmatriculare/inregistrare, pe motivul lipsei certificatului de sediu social si a adeverintei pentru documentul de sediu social.

ANAF va asigura utilizatorilor oficiilor registrului comertului care au acces pe portalul http://www.extranet.fiscnet.ro, sectiunea „Acces aplicatie Registre Generale“ si drepturile de acces, pe acelasi portal, la sectiunea „Acces aplicatie MAIL“, precum si asistenta tehnica de specialitate pentru utilizarea portalului.

In anexele la actul normativ sunt prezentate urmatoarele formulare:
– „Cerere de inregistrare a documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si de eliberare a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social“;
– „Adeverinta privind inregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social“;
– „Certificat pentru spatiul cu destinatie de sediu social“.