Secţiuni » Arii de practică » Business » Fiscalitate
Fiscalitate
DezbateriCărţiProfesionişti

Factura electronică în 2013
07.01.2013 | Adriana SIMION

Secţiuni: Fiscalitate, RNSJ
JURIDICE - In Law We Trust

Noutate: Începând cu data de 1 ianuarie 2013, avem precizări detaliate în Codul fiscal şi în Normele metodologice cu privire la emiterea facturilor în format electronic.

Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de către destinatar.

Autenticitatea originii, integritatea conţinutului şi lizibilitatea unei facturi, indiferent că este pe suport hârtie sau în format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârşitul perioadei de stocare a facturii. Fiecare persoană impozabilă stabileşte modul de garantare a autenticităţii originii, a integrităţii conţinutului şi a lizibilităţii facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pistă fiabilă de audit între o factură şi o livrare de bunuri sau prestare de servicii. Autenticitatea originii înseamnă asigurarea identităţii furnizorului sau a emitentului facturii. Integritatea conţinutului înseamnă că nu a fost modificat conţinutul facturii.

În afară de controalele de gestiune menţionate, alte exemple de tehnologii care asigură autenticitatea originii şi integrităţii conţinutului facturii electronice sunt:
a) o semnătură electronică avansată, bazată pe un certificat calificat şi creată de un dispozitiv securizat de creare a semnăturii;
b) un schimb electronic de date (electronic data interchange – EDI), în cazul în care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se garantează autenticitatea originii şi integritatea datelor.

Atenție: Aceste două tehnologii (semnătura electronică avansată sau schimbul electronic de date) sunt doar exemple de tehnologii pentru asigurarea autenticităţii originii şi integrităţii conţinutului facturii electronice şi nu constituie cerinţe obligatorii.

Totuși, în cazul facturilor emise prin mijloace electronice de furnizori/prestatori care sunt stabiliţi în ţări cu care nu există niciun instrument juridic privind asistenţa reciprocă, asigurarea autenticităţii originii şi integrităţii conţinutului facturii trebuie realizată exclusiv prin una din cele două tehnologii amintite (semnătura electronică avansată sau schimbul electronic de date).

Important: Pentru ca o factură să fie considerată factură electronică, aceasta trebuie să fie emisă şi primită în format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind opţiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip „xml”, „pdf”.

Facturile create pe suport hârtie care sunt scanate, trimise şi primite în format electronic sunt considerate facturi electronice. Facturile create în format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise şi primite pe suport hârtie nu sunt considerate facturi electronice.

Acceptarea de client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum şi un accept tacit, cum ar fi faptul că a procedat la procesarea ori plata facturii electronice. Acceptul clientului de a utiliza factura electronică reprezintă confirmarea acestuia că deţine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum şi că are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea conţinutului şi lizibilitatea facturii.

Asigurarea autenticităţii originii facturii este obligaţia atât a furnizorului/prestatorului, cât şi a beneficiarului, persoană impozabilă. Fiecare în mod independent trebuie să asigure autenticitatea originii. Furnizorul/Prestatorul trebuie să poată garanta că factura a fost emisă de el sau a fost emisă în numele şi în contul său, de exemplu, prin înregistrarea facturii în evidenţele sale contabile. Beneficiarul trebuie să poată garanta că factura este primită de la furnizor/prestator sau de la o altă persoană care a emis factura în numele şi în contul furnizorului/prestatorului, în acest sens putând opta între verificarea corectitudinii informaţiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului menţionat pe factură şi asigurarea identităţii acestuia sau a persoanei care a emis factura în numele şi în contul furnizorului/prestatorului. Verificarea corectitudinii informaţiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului menţionat pe factură presupune asigurarea din partea beneficiarului că furnizorul/prestatorul menţionat pe factură este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se referă factura. În scopul îndeplinirii acestei obligaţii, beneficiarul poate aplica orice control de gestiune care să permită stabilirea unei piste fiabile de audit între factură şi livrare/prestare. Asigurarea identităţii presupune garantarea de către beneficiar a identităţii furnizorului/prestatorului sau a persoanei care a emis factura în numele şi în contul acestuia, de exemplu, prin intermediul unei semnături electronice avansate ori prin schimb electronic de date, şi asigurarea că furnizorul/prestatorul menţionat pe factură este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se referă factura.

Integritatea conţinutului unei facturi trebuie asigurată atât de furnizor/prestator, cât şi de beneficiar, dacă acesta este persoană impozabilă. Fiecare în mod independent poate să aleagă metoda prin care să îşi îndeplinească această obligaţie sau ambii pot conveni să asigure integritatea conţinutului, de exemplu, prin intermediul unei tehnologii precum EDI sau prin semnătură electronică avansată. Persoana impozabilă poate să aleagă să aplice, de exemplu, controale de gestiune care să creeze o pistă fiabilă de audit între factură şi livrare/prestare sau tehnologii specifice pentru asigurarea integrităţii conţinutului facturii. Integritatea conţinutului unei facturi nu are legătură cu formatul facturii electronice, factura putând fi convertită de către beneficiar în alt format decât cel în care a fost emisă, în vederea adaptării la propriul sistem informatic sau la schimbările tehnologice ce pot interveni de-a lungul timpului. În situaţia în care beneficiarul optează pentru asigurarea integrităţii conţinutului prin folosirea unei semnături electronice avansate, la convertirea unei facturi dintr-un format în altul, trebuie să se asigure trasabilitatea modificării. În acest sens, prin formă se înţelege tipul facturii, care poate fi pe suport hârtie sau electronic, iar formatul reprezintă modul de prezentare a facturii electronice.

Lizibilitatea unei facturi înseamnă că factura trebuie să fie într-un format care permite citirea de către om. Lizibilitatea trebuie asigurată din momentul emiterii/primirii până la sfârşitul perioadei de stocare, atât de furnizor/prestator, cât şi de beneficiar. Factura trebuie prezentată astfel încât conţinutul să fie uşor de citit, pe hârtie sau pe ecran, fără a necesita o atenţie ori o interpretare excesivă. Pentru facturile electronice, această condiţie se consideră îndeplinită dacă factura poate fi prezentată la cerere într-o perioadă rezonabilă de timp, inclusiv după un proces de conversie, într-un format care permite citirea de către om pe ecran sau prin tipărire. Persoana impozabilă trebuie să asigure posibilitatea verificării corespondenţei dintre informaţiile din fişierul electronic original şi documentul lizibil prezentat. Lizibilitatea unei facturi electronice din momentul emiterii până la sfârşitul perioadei de stocare poate fi asigurată prin orice mijloace, însă utilizarea semnăturii electronice avansate sau EDI nu este suficientă în acest scop.

Controlul de gestiune înseamnă procesul prin care persoana impozabilă garantează în mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii, integritatea conţinutului facturii şi lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii până la sfârşitul perioadei de stocare. Controlul de gestiune trebuie să corespundă volumului/tipului de activitate a persoanei impozabile, să ia în considerare numărul şi valoarea tranzacţiilor, precum şi numărul şi tipul de furnizori/clienţi şi, după caz, orice alţi factori relevanţi. Un exemplu de control de gestiune este reprezentat de corelarea documentelor justificative.

Pista fiabilă de audit trebuie să ofere o legătură verificabilă între factură şi livrarea de bunuri sau prestarea de servicii. Persoana impozabilă poate alege metoda prin care demonstrează legătura dintre o factură şi o livrare/prestare.

Concluzie: Într-un mediu de lucru conservator, precizările suplimentare referitoare la facturile electronice sunt binevenite. Din motive de ordin ecologic, dar şi pentru că am economisi spaţiu şi timp, ar fi pozitivă generalizarea practicii emiterii facturilor în format electronic.

Acte normative aplicabile:
Art. 155 alin. (23)-(26) din Codul fiscal, astfel cum a fost modificat prin OG nr. 15/2012 (text aplicabil de la 1 ianuarie 2013)
Pct. 76 la Titlul VI Taxa pe valoarea adăugată din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal, astfel cum a fost completat și modificat prin Hotărârea Guvernului nr. 1071/2012 (text aplicabil de la 1 ianuarie 2013)

Adriana SIMION

Cuvinte cheie: , ,
Vă invităm să publicaţi şi dvs., chiar şi opinii cu care nu suntem de acord. JURIDICE.ro este o platformă de exprimare. Publicarea nu semnifică asumarea de către noi a mesajului. Totuşi, vă rugăm să vă familiarizaţi cu obiectivele şi valorile Societătii de Stiinţe Juridice, despre care puteti ciţi aici. Pentru a publica vă rugăm să citiţi Condiţiile de publicare, Politica privind protecţia datelor cu caracter personal şi să ne scrieţi la adresa de e-mail redactie@juridice.ro!

JURIDICE.ro foloseşte şi recomandă My Justice

JURIDICE CORPORATE
JURIDICE MEMBERSHIP
Juristi
JURIDICE pentru studenti









Subscribe
Notify of

Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.

0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Important: Descurajăm publicarea de comentarii defăimatoare. Vor fi validate doar comentariile care respectă Politica JURIDICE.ro şi Condiţiile de publicare.

Secţiuni        Selected     Noutăţi     Interviuri        Arii de practică        Articole     Jurisprudenţă     Legislaţie        Cariere     Evenimente     Profesionişti