Apostila: noi state participante; e-Apostila ajunge în România

Ioan-Luca Vlad

Scurtă introducere: conceptul din spatele Apostilei

Conferinţa de la Haga pentru Dreptul Internaţional Privat este o organizaţie interguvernamentală globală, înfiinţată prima oară în anul 1893, având ca misiune crearea de legături între sistemele juridice ale membrilor săi, în scopul întăririi certitudinii şi securităţii circuitului juridic. În prezent, ea are 82 de membri (Arabia Saudită fiind cel mai nou, aderând la 19 octombrie a.c.), dintre care unul este Uniunea Europeană ca subiect de drept internaţional public. Însă, activitatea Conferinţei acoperă peste 145 de state de pe întreg globul, Convenţiile acesteia fiind deschise aderării tuturor statelor.

 Una dintre cele mai importante convenţii elaborate în cadrul Conferinţei de la Haga, şi poate cea cu impactul cel mai mare asupra activităţii de zi cu zi a oamenilor, este Convenţia de la Haga din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, ratificată de România prin Ordonanţa Guvernului nr. 66/1999. În esenţa sa, Convenţia prevede suprimarea formalităţii supralegalizării, care presupune intervenţia a cel puţin cinci autorităţi publice atunci când un document oficial emis în statul A se doreşte a fi folosit în statul B, respectiv: 1. autoritatea publică emitentă a actului; 2. ministerul afacerilor externe al statului emitent; 3. misiunea diplomatică sau consulară a statului primitor; 4. ministerul afacerilor externe al statului primitor; 5 autoritatea în faţa căreia actul urmează a fi folosit.

Scopul supralegalizării este de a crea un lanţ al încrederii între autoritatea emitentă şi autoritatea străină primitoare a documentului, cel puţin în privinţa faptului că emitentul are într-adevăr identitatea şi calitatea oficială invocată în cuprinsul actului (altfel spus, „este cine spune că este”). Supralegalizarea nu are vreun efect asupra conţinutului actului, care este supus normelor privind forţa probantă din statul de emitere, raportate însă la eventualele dispoziţii de aplicare directă, de procedură şi de ordine publică de drept internaţional privat din statul primitor.

Supralegalizarea are o istorie foarte veche, şi de aceea este tributară unei lumi mai puţin conectate, unde singurul mod de a asigura acest lanţ al încrederii era de a aplica principiul proximităţii, respectiv de a trece prin fiecare instituţie, care cunoştea instituţia anterior semnatară, cu care era în relaţie directă ş.a.m.d. Este, de asemenea, un sistem descentralizat, în sensul că pentru fiecare pereche de state se creează câte un lanţ al încrederii, de cel puţin cinci instituţii, neexistând un registru sau autoritate coordonatoare la nivel internaţional.

Or, în secolul globalizării, tehnologia permite ca, în locul principiului proximităţii să fie introdus principiul registrului central. Nu este locul de a întreba dacă Apostila este tributară Internetului sau viceversa, dar cert este că sistemul Apostilei se aseamănă foarte mult cu sistemul DNS (Domain Name System), prin aceea că o autoritate centrală deţine, actualizează şi publică o bază de date unică, care cuprinde identităţi şi adrese acceptate de toţi participanţii la sistem, în cazul Apostilei acestea fiind identitatea şi adresa autorităţii emitente a Apostilei din fiecare stat parte.

În acest mod, în loc de cinci autorităţi participante la sistem, numărul se reduce la trei, dintre care două în statul emitent (1. emitentul actului; şi 2. emitentul Apostilei) şi una în statul primitor (autoritatea în faţa căreia actul este folosit). Adoptarea largă a Convenţiei privind Apostila arată că aceasta îndeplineşte necesităţile majorităţii statelor lumii (în prezent, 112 au aderat la ea) în privinţa securităţii juridice de bază a circulaţiei internaţionale a documentelor oficiale. Odată cu creşterea numărului de participanţi, s-au produs, însă, şi schimbări în aplicaţiile practice ale Apostilei. Acest articol va trata în ordine: 1. noutăţi în materia statelor aderante la Convenţie; 2. posibilitatea verificării on-line a apostilelor; şi 3. e-Apostila, cea mai nouă formă a Apostilei.

1.Noi state aderante la Convenţie

Această secţiune, rezumată, are în vedere faptul că majoritatea Tabelelor cu state-părţi la Convenţia de la Haga disponibile pe site-urile instituţiilor publice româneşti (inclusiv ale Ambasadelor, care ar trebui să fie mai la curent cu realităţile locale) nu sunt actualizate, acesta fiind cazul şi cu „centrul” Apostilelor din România, respectiv Direcţia Generală pentru Îndrumarea şi Controlul Instituţiei Prefectului din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, pentru a nu spune nimic despre serviciile private.

Astfel, de la ultima actualizare a paginii MAI, care priveşte Tadjikistan, Convenţia a intrat în vigoare pentru următoarele state: Maroc (de la 14 august 2016), Brazilia (de la aceeaşi dată), Chile (de la 30 august 2016) şi Kosovo (de la 14 iulie 2016). Prin aderarea Braziliei şi a Chile, Convenţia câştigă două state cu economii importante. În aceste condiţii, R. P. Chineză (exclusiv Hong Kong şi Macau) şi Canada sunt singurele două mari economii de importanţă globală care refuză în continuare adoptarea sistemului Apostilei.

Odată cu extinderea aplicării Convenţiei, se remarcă şi o extindere a sistemului obiecţiilor şi rezervelor faţă de aplicarea acesteia în relaţia dintre unele state. Motivul acestor excluderi îl constă fie neîncrederea în capacitatea de asigurare a unui circuit securizat de emitere a Apostilei (de exemplu, rezerva formulată de Germania faţă de Republica Moldova sau Maroc), fie obiecţii principiale, legate de nerecunoaşterea unui stat de către alt stat. În această categorie se încadrează obiecţia formulată de România, la 7 ianuarie 2016, faţă de aderarea Kosovo, ceea ce rezultă în neaplicarea Convenţiei în relaţia dintre România şi Kosovo, acest stat nefiind recunoscut de ţara noastră.

2. Posibilitatea verificării on-line a Apostilelor

Încă de la adoptarea Convenţiei, aceasta prevede obligativitatea pentru fiecare emitent de Apostile de a ţine un registru în care este trecută data şi numărul fiecărei Apostile emise, precum şi informaţii despre persoana sau autoritatea care a semnat sau parafat documentul oficial pentru care Apostila a fost emisă. Astfel, orice primitor al unui document apostilat poate verifica autenticitatea Apostilei (nu şi a documentului pe care este aplicată) contactând autoritatea emitentă. S-a constatat însă că aceasta este o procedură greoaie, atât din perspectiva modificării autorităţilor emitente din acelaşi stat, cât şi a mijloacelor de comunicare, care se lovesc de multe ori de bariera tehnică sau lingvistică.

În acest scop, Conferinţa de la Haga a încurajat statele părţi la Convenţia privind Apostila să înfiinţeze Registre Electronice ale Apostilelor emise de acestea. Principiile de funcţionare ale acestor registre sunt: publicitate, gratuitate, accesibilitate globală. Funcţionarea unui asemenea registru presupune ca fiecare Apostilă să fie dotată cu un număr unic, care să poată fi introdus de utilizator în mod facil într-o interfaţă on-line gratuită, pentru a face verificarea Apostilei. România a introdus un astfel de registru, în cadrul proiectului „Sistem interoperabil centralizat pentru evidenţa apostilei eliberate de către instituţiile prefectului pentru actele oficiale administrative”, însă numai pentru Apostilele eliberate de Instituţiile Prefectului. Adresa registrului este disponibilă aici. El este disponibil pentru Apostilele eliberate după 1 noiembrie 2004.

În lume, există trei tipuri („categorii”) de registre electronice, după nivelul de sofisticare: 1. De bază – acel registru care oferă numai răspunsuri de tipul DA/NU privitor la emiterea unei Apostile cu un anumit număr şi dată; 2. Adiţional – acel registru care transmite pe lângă confirmare şi informaţii despre Apostilă şi/sau despre documentul pe care este aplicată, şi, eventual, permite şi consultarea imaginii scanate a lor; 3. Avansat – acel registru care oferă cele de mai sus, precum şi posibilitatea verificării integrităţii Apostilei şi/sau a documentului pe care este aplicată, prin compararea vizuală de detaliu.

Registrele electronice sunt una dintre cele două componente ale programului e-APP. Programul e-APP este „Programul pentru Apostila electronică”, lansat în 2006 de Conferinţa de la Haga şi de Asociaţia Naţională Notarială a SUA. A doua componentă este e-Apostila, despre care vom vorbi în secţiunea următoare.

 3. e-Apostila, cea mai nouă formă de apostilare

 e-Apostila este o Apostilă emisă în format electronic, cu o semnătură electronică (certificat digital). Necesitatea e-Apostilei a apărut în contextul în care din ce în ce mai multe documente oficiale sunt emise în format electronic („dematerializat”), mai ales în două circumstanţe: 1. programe de tipul e-government; şi 2. acte electronice notariale.

 Interesul manifestat de statele părţi la Convenţie a fost, într-adevăr, unul foarte mare, acestea considerând că structura-cadru a Convenţiei nu împiedică, ba chiar oferă o platformă pentru dezvoltarea Apostilei în mediul electronic. Succesul se datorează, probabil, şi caracterului pur opţional al programului e-APP, ceea ce înseamnă că statele îl pot implementa în propriul ritm. Odată ce implementează e-Apostila, statele membre trebuie să notifice Depozitarul, moment din care e-Apostilele eliberate au acelaşi statut cu Apostilele tradiţionale. Statele sunt libere să stabilească reguli de emitere pentru e-Apostilă. Astfel, unele state aleg să permită numai apostilarea electronică a documentelor oficiale native electronice (adică emise direct electronic), în timp ce altele permit şi apostilarea electronică a documentelor oficiale scanate (eventual sub condiţia scanării de către o autoritate publică). Referitor la semnătura electronică a autorităţii emitente a Apostilei, având în vedere că Apostilele nu au termen de valabilitate, e-Apostila rămâne valabilă şi după expirarea certificatului digital al semnatarului e-Apostilei!

În prezent, România aplică Apostila electronică (e-Apostila), în ciuda faptului că notificarea în acest sens a fost transmisă către Conferinţa de la Haga. Statele notificate care aplică e-Apostila sunt Austria, Bahrain, Chile, Columbia, Noua Zeelandă, Republica Moldova, Slovenia, Spania, precum şi statul federat Kansas.

Baza legală în acest sens este dată de Instrucţiunile nr. 82/29 martie 2010 emise de MAI, cu modificările şi completările ulterioare, posibilitatea eliberării Apostilei electronice fiind introdusă din 2 iunie 2015. Regulile specifice pentru România, prevăzute în art. 21-1 din Instrucţiuni, sunt următoarele:

1. Apostila se eliberează în continuare numai pentru acte prezentate fizic;

2. Apostila electronică se eliberează numai suplimentar faţă de Apostila fizică, prin scanarea Apostilei fizice;

3. Apostila electronică se semnează cu certificat digital calificat de către operatorul din cadrul biroului Apostilă al Instituţiei Prefectului.

Metodele de completare ale Registrului electronic al Apostilelor permit ataşarea logică (în sensul creării unei legături unice) între Apostila electronică şi documentul la care se referă.

În privinţa Republicii Moldova, aceasta ne-a depăşit din acest punct de vedere, implementând atât un registru de verificare a Apostilelor emise, cât şi un program de emitere de Apostile pe actele scanate de utilizator, extrem de avansat, care permite scanarea, plata şi emiterea Apostilei într-o oră, de oriunde în lume! Filmul de prezentare al sistemului se găseşte aici. Singura cerinţă este ca persoana, cetăţean moldovean, să aibă o semnătură digitală calificată.

 Concluzii 

Conceptul Apostilei este unul cu un succes binemeritat, deoarece simplifică real circuitul juridic internaţional al actelor oficiale, şi viaţa oamenilor. Ea reprezintă o platformă pe care se pot construi noi sisteme de garantare a identităţii şi calităţii emitenţilor actelor oficiale dematerializate în secolul XXI. De aceea, România, ca stat de emigraţie, ar trebui să continue dezvoltarea sistemului e-APP, pentru a veni în sprijinul persoanelor de origine română din străinătate care trebuie să valorifice documente româneşti în afara graniţelor ţării, în special în două moduri:

1. Introducerea expresă a posibilităţii apostilării documentelor oficiale native electronice (emise direct electronic); şi

2. Introducerea posibilităţii solicitării Apostilei printr-un portal unic, accesibil de la distanţă, în loc de corespondenţă.

Av. dr. Ioan-Luca Vlad

Citeşte mai mult despre apostila, Conferinţa de la Haga, Ioan Luca-Vlad! Pentru condiţiile de publicare pe JURIDICE.ro detalii aici.

Urmăriţi JURIDICE.ro şi pe LinkedIn  WhatsApp  Threads  Google News 

(P) JURIDICE.ro foloseşte şi recomandă SmartBill.