Considerații privind utilitatea procedurilor interne de lucru în cadrul societăților
5 aprilie 2018 | Elena VASILE
Elena Vasile
Autorul articolului își propune să aducă în atenția profesioniștilor, prieteni ai site-ului JURIDICE.ro, un document util, fără de care angajatorii nu ar trebui să conceapă că este posibilă realizarea obiectului de activitate al societății, procedura internă de lucru.
În funcție de specificul activității unei societăți poate fi o singură procedura sau mai multe, îmbrăcând forma unui ansamblu de proceduri, toate acestea formând baza de organizare și desfășurare a modului în care se desfășoară activitatea tuturor salariaților unei societăți, toate acestea raportându-se la poziția pe care aceștia o ocupa în cadrul societății.
În legislația specială privind relațiile de muncă, respectiv Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii, actualizata cu modificările ulterioare, legiuitorul roman prin dispozițiile art. 242 a reglementat în mod special răspunderea disciplinară făcând referire la Regulamentul Intern, atributul exclusiv al angajatorului, respectiv:
„Regulamentul intern cuprinde cel puțin următoarele categorii de dispoziții:
a) reguli privind protecția, igiena și securitatea în munca în cadrul unității;
b) reguli privind respectarea principiului nediscriminării și al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității;
c) drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților;
d) procedura de soluționare a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților;
e) reguli concrete privind disciplina muncii în unitate;
f) abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile;
g) reguli referitoare la procedura disciplinară;
h) modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice;
i) criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților.”
Astfel, observăm faptul că Regulamentul intern este actul complex, aplicabil tuturor salariaților, prin care angajatorul stabilește regulile de desfășurare a activității în cadrul societății din perspectiva disciplinară a relațiilor de muncă, în timp ce Procedurile interne sunt regulile de lucru stabilite de către angajator, pentru fiecare activitate din cadrul societății și/sau cu privire la colaborarea interdepartamentală în cadrul acesteia.
Respectarea procedurilor interne de lucru, cum este și cazul Regulamentului intern, este obligatorie pentru toți salariații din cadrul unei societăți, întrucât acestea descriu detaliat cum trebuie să decurgă procesul unei activități în cadrul societății respective.
Din dispozițiile legale mai sus enunțate se observa faptul că angajatorilor le revine responsabilitatea de a stabili toate celelalte reguli de lucru potrivit cărora salariații își vor îndeplini obligațiile de serviciu. Prin respectarea acestor reguli realizându-se obiectivul contractului individual de muncă al salariaților și implicit obiectivele economice ale societății.
Principalul rol al procedurilor interne de lucru, fiind reglementarea tuturor chestiunilor referitoare la relațiile de muncă și nu doar a celor de ordin disciplinar.
Importanța acestora se reflectă în timp și nu la începutul implementării lor.
Am putea să comparăm aceste proceduri, cu manualul de utilizare pe care îl primim la achiziționarea unui produs.
Procedurile interne de lucru trebuie să fie concepute clar, succint și precis, astfel încât cei cărora li se adresează să le fie ușor să le înțeleagă dar mai ales să le rețină, respectarea acestor reguli fiind necesară pe parcursul desfășurării întregului proces al activității acestora.
Întocmirea procedurilor interne de lucru trebuie să fie făcută în considerarea legislației aplicabile procesului desfășurării respectivei activități, a altor proceduri interne aplicabile, și nu în ultimul rând, a riscurilor ce pot avea impact direct sau indirect asupra acesteia.
Odată emise și implementate, procedurile vor trebui pe de o parte să fie actualizate permanent cu schimbările legislative, și pe de altă parte să fie adaptate la evoluția economică a societății emitente.
Pentru a fi eficiente, acestea trebuie să corespundă momentului economic și stadiului de dezvoltare al entității respective.
În ce constă utilitatea acestor proceduri?
În practică, la nivelul companiilor cu un număr redus de salariați, motivat de faptul că nu ar fi utile sau ca pentru elaborarea acestora s-ar bloca inutil activitatea unora dintre salariați, poate fi întâlnită reticenta managementului cu privire la întocmirea acestor proceduri însă pentru o societate cu un număr mare de angajați, în cadrul căreia activitatea se desfășoară prin conlucrarea interdepartamentală, etapizat, existența acestor proceduri este vitală, desfășurarea tuturor activităților departamentelor din cadrul societății, fiind strâns legate între ele.
Câteva dintre argumentele care vin să susțină utilitatea procedurilor interne de lucru sunt:
– Salariații înțeleg mai bine procesul activității ce trebuie urmat, astfel scade probabilitatea de a se face greșeli dintr-o înțelegere inadecvată;
– Procesul activității salariaților poate fi verificat prin corelarea cu regulile stabilite prin procedurile interne;
– Salariații noi, pot asimila într-un timp mai scurt informațiile necesare, reducându-se perioada de training;
– Existența acestor proceduri are drept scop implementarea celor mai bune practici existente pe piața de profil;
– Prin emiterea acestor proceduri, procesul derulării unei activități poate fi optimizat mai ușor, deoarece se pot identifica elementele care nu aduc valoare acesteia, scopul fiind evitarea apariției blocajului activității;
– Evitarea că unii salariați, să se prevaleze de faptul că anumite cerințe privitoare la procesul activității desfășurate, nu sunt clare sau că nu are obligația să le respecte atâta timp cât ele nu sunt scrise și nu i-au fost aduse la cunoștință.
Prin Legea nr. 81/2018 – privind reglementarea activității de telemuncă, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 296 din 02 aprilie 2018, în vigoare de la data de 05.04.2018, legiuitorul român prin dispozițiile art. 7 lit. c), cu privire la obligațiile specifice ale angajatorului privind securitatea și sănătatea în munca a telesalariatului, a menționat expres faptul că angajatorul are obligația:
„(…) să asigure condiții pentru că telesalariatul să primească o instruire suficientă și adecvată în domeniul securității și sănătății în muncă, în special sub formă de informații și instrucțiuni de lucru, specifice locului de desfășurare a activității de telemunca și utilizării echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la schimbarea locului de desfășurare a activității de telemunca, la introducerea unui nou echipament de muncă, la introducerea oricărei noi proceduri de lucru.”
Prin informarea salariaților/telesalariatilor, cu privire la implementarea procedurilor interne de lucru, în situația unui conflict de muncă, angajatorul căruia potrivit dispozițiilor art. 272 – Codul Muncii îi revine sarcina probei, va putea să facă dovadă că activitatea în cadrul societății este organizată pe baza procedurilor interne de lucru, și că salariatului/telesalariatului cu care se afla în litigiu, care printre altele reclamă și inexistenta procedurilor interne de lucru, i-au fost aduse la cunoștință aceste proceduri.
Cine poate să întocmească procedurile interne de lucru?
Un pas important, necesar în elaborarea procedurilor interne îl constituie alocarea resurselor umane și logistice, acestea fiind factori importanți ce se vor reflecta în eficiență ulterioară implementării acestora.
La elaborarea procedurilor, în considerarea obligației de a le respecta, este recomandat să i-a parte activ și salariații care ulterior implementării, vor avea obligația de a le respecta, aceștia fiind implicați direct în procesul de lucru pe care îl va reglementa respectivă procedura, în virtutea experienței dobândite și cunoscând necesitățile procesului de lucru ce se dorește a fi reglementat, vor putea să aducă un plus de valoare consistentei reglementărilor procedurii și totodată ar putea să reprezinte garanția că procedura va fi înțeleasă mai ușor și că va fi respectată de către salariații societății.
În măsura în care, în cadrul societății respective nu există specialiști cu experiență în întocmirea procedurilor se poate apela fie la consultanți specializați în domeniul de activitate al societății respective dar și la profesioniști ai dreptului, respectiv consilieri juridici și/sau avocați, emiterea procedurilor cu respectarea prevederilor legale în domeniul vizat fiind esențială pentru entitatea juridică emitentă.
Odată elaborate, procedurile interne de lucru trebuie să fie implementate la nivelul societății, fie prin mijloace tehnice interne de informare cu circuit închis, cu titlu de exemplu: prin intranet – platforma electronică internă de informare a salariaților, fie prin comunicarea acestora salariaților prin intermediul conducătorilor de departament sau al unui departament al societății specializat în acest sens, dar și prin training-uri organizate de către managementul societății.
În concluzie, prin elaborarea și implementarea procedurilor interne de lucru sunt protejați deopotrivă atât societatea emitentă, cât și salariații acesteia. Utilitatea elaborării și implementării acestora, reprezintă pentru entitatea juridică emitenta garanția că întreaga activitate desfășurată în cadrul acesteia se face în baza unor reguli clare și precise, cu privire la modul în care managementul înțelege să își îndeplinească obiectivele economice.
Consilier Juridic Elena Vasile
Membru al Colegiului Consilierilor Juridici București
