Responsabilul cu achiziția nu este responsabilul de contract
24 ianuarie 2019 | Ecaterina Milica DOBROTĂ
Ecaterina Milica Dobrotă
În ultima jumătate a anului 2018, tot mai des am auzit întrebarea: compartimentul de achiziții este răspunzător și pentru derularea contractului? Iar în înțelegerea conducătorilor de autorități contractante răspunsul este, din păcate, afirmativ: responsabilul cu achizițiile publice din cadrul instituției este persoana care se ocupă de contract, de la inițierea procedurii de achiziție până la intrarea produsului/serviciului/lucrării în posesia beneficiarului.
“Responsabilizarea” acestui specialistul în sarcinile pe care le are de îndeplinit se realizează, în mod corect, prin fișa postului. Însă, atribuțiile din fișă includ, în majoritatea cazurilor, cel puțin următoarele: realizarea strategiei anuale de achiziție și a programului de achiziții; pentru fiecare procedură de atribuire: întocmirea referatului de necesitate, întocmirea caietului de sarcini, a strategiei de contractare, a proiectului de contract, DUAE și instrucțiunile către ofertanți, elaborarea celorlalte documente aferente achiziției; întocmirea anunțului de participare, formularea răspunsurilor la clarificări; formularea punctului de vedere față de contestație; evaluarea ofertelor și întocmirea raportului procedurii de atribuire/a decizie de anulare; semnarea contractului de achiziție publică; urmărirea derulării contractului; semnarea procesului verbal de recepție a produselor/serviciilor/lucrărilor; întocmirea documentului constatator, elaborarea actelor adiționale, constituirea dosarului achiziției etc.
Din cele de mai sus se observă că responsabilului cu achiziția îi sunt alocate sarcini pentru care nu are pregătirea necesară și care, în mod normal, ar trebui să revină compartimentului beneficiar (solicitant) al obiectului contractului, în fapt, viitorului responsabil de contract. De exemplu, în cazul unei lucrări de realizare a sistemului de canalizare dintr-o comună, specialistul în achiziții nu are pregătirea necesară pentru a realiza un caiet de sarcini. Aceeași problemă se întâlnește și în cazul cumpărării unui sistem informatic, responsabilul de achiziții nefiind IT-ist nu are cunoștințele de specialitate pentru întocmirea unor specificații tehnice, din acest domeniu.
La orice achiziție, toată latura tehnică, specifică contractului, revine responsabilului de contract (denumit și responsabil tehnic), acesta cunoscând, în detaliu, nevoia autorității. Responsabilul tehnic este implicat încă de la început în achiziție, ca inițiator al cererii de cumpărare (prin elaborarea referatul de necesitate); tot el elaborează caietul de sarcini, deoarece are pregătirea de specialitate în stabilirea cerințelor tehnice; stabilește capacitatea tehnică și profesională, întrucât a studiat piața de profil și a determinat tipologia operatorilor economici care pot îndeplini contractul (ce experiență similară trebuie solicitată, pregătirea experților implicați în contract etc.); analizează ofertele; formulează punctul de vedere față de criticile aduse împotriva respingerii propunerilor tehnice; semnează contractul de achiziție, fiind implicat în urmărirea modului de îndeplinire a obligațiilor de către ofertantul câștigător; face parte din comisia de recepție a produsului/serviciului/lucrării; întocmește documentul constatator (urmărind derularea contractului cunoaște dacă executantul a respectat propunerea tehnică, toate clauzele specifice obiectului contractului).
În practică, în nenumărate instituții care au o organigramă cu un număr redus de posturi, responsabilul de achiziție devine și responsabilul tehnic/de contract. Mai mult, această persoană îndeplinește un cumul de funcții (care nu pot fi lăsate în sarcina unui singur angajat): responsabil cu achiziția, contabil, responsabil cu viza de control financiar preventiv (CFP), responsabil de toate contractele din instituție. În primul rând, CFP-ul nu poate fi atribuit celui care are și calitatea de contabil, dar nici de responsabil cu achiziție. În temeiul Ordinului MFP nr. 2332/2017, persoana responsabilă cu exercitarea controlului financiar preventiv acordă viza CFP pe strategia de contractare, modelul de contract și contractul semnat, deci nu poate pune viza pe ceea ce întocmește. În al doilea rând, responsabilul cu achiziția, neavând cunoștințe în domeniul contractului (de exemplu, construcții civile) nu poate fi răspunzător pentru îndeplinirea contractului. Însă, dacă achiziția este de complexitate redusă, cum ar fi cumpărarea de rechizite, și implică o numărare a produselor și o verificare doar a câtorva caracteristici (grosime hârtie, culoare pastă pixuri etc.), de recepția produselor se poate ocupa și expertul din cadrul compartimentului de achiziție.
Dar la achizițiile complexe, responsabilul de contract este o persoană distinctă de responsabilul de achiziție din cadrul autorității. Toate sarcinile pe care le are de îndeplinit responsabilul de contract (de altfel, pentru toți angajații unei instituții), trebuie să se regăsească în proceduri interne (dacă nu există acte normative care să stabilească în mod clar acele atribuții) și translatate, pentru asigurarea îndeplinirii, în fișa post. O persoană poate fi numită responsabil de contract pentru mai multe contracte, dar sub condiția deținerii competențelor necesare în domeniul fiecărui obiect de contract.
Prin însărcinarea expertului în achiziții și cu responsabilitatea contractului și a întocmirii documentelor tehnice premergătoare atribuirii, autoritatea contractantă își asumă riscul realizării unei achiziții incorecte (elaborarea unui caiet de sarcini neadaptat obiectului contractului), recepționarea unor produse/servicii/lucrări fără cunoașterea modul concret de realizare a acestora. În final, se va constata că acel contract nu răspunde așteptărilor instituției, nefiind atinși exigențele/parametrii doriți prin strategia de achiziții.
Specialistul în achiziții publice, din dorința de a se executa contractul (uneori și din necunoașterea consecințelor pe care s-ar putea să le suporte din realizarea defectuoasă a documentației de atribuire ori din recepția incorectă a contractului) își asumă sarcinile din fișa post pentru care nu are pregătirea necesară, deși ar fi trebuit să solicite, încă de la angajare, eliminarea din fișă a atribuțiilor care nu sunt specifice poziției pentru care este încadrat în muncă. Supraîncărcarea cu astfel de sarcini a unei persoane provine din determinarea incorectă a numărului de persoane necesare realizării unui contract, cauzată, de cele mai multe ori, de lipsa fondurilor utile apelării la serviciilor unor specialiști cunoscători ai contractului.
În concluzie, responsabilul cu achiziția nu este responsabilul de contract. Quod erat demonstrandum.
Ec. Ecaterina Milica Dobrotă
Specialist achiziții publice
*Mulțumim revista-achizitii.ro
- Flux integral: www.juridice.ro/feed
- Flux secţiuni: www.juridice.ro/*url-sectiune*/feed
Pentru suport tehnic contactaţi-ne: tehnic@juridice.ro
