Regulamentul (UE) 2016/1191 îşi începe aplicarea. Adio birocraţie?
15 februarie 2019 | Ioan-Luca VLAD
Ioan-Luca Vlad
Sâmbătă, 16 februarie 2019, îşi începe aplicarea Regulamentul (UE) 2016/1191 privind promovarea liberei circulaţii a cetăţenilor prin simplificarea cerinţelor de prezentare a anumitor documente oficiale în Uniunea Europeană […], conform art. 27 alin. (2) din Regulament. Această notă nu doreşte a fi un studiu ştiinţific despre Regulament, ci mai degrabă un instrument practic pentru semnalarea beneficiilor (şi limitărilor) Regulamentului în cauză.
Scopul principal al Regulamentului este să elimine patru tipuri de formalităţi birocratice cu privire la unele documente oficiale, şi anume:
a. supralegalizarea (din păcate, termenul folosit în Regulament este „legalizare”, dar din definiţie reiese că se referă la supralegalizare, aşa cum o înţelegem noi în sensul art. 1.093 Cod Procedură Civilă);
b. apostilarea (în sensul Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine);
c. prezentarea de traduceri;
d. prezentarea de copii certificate.
Documentele oficiale cărora Regulamentul li se aplică sunt cele care sunt eliberate de autorităţile unui stat membru (termenul include şi reprezentanţele diplomatice şi consulare funcţionând pe teritoriul unui stat terţ), urmează a fi prezentate în alt stat membru (deci nu într-un stat terţ, şi nici pe teritoriul de emitere), şi care au ca scop principal (termenul nu este definit) a stabili unul sau mai multe dintre următoarele elemente:
a. naşterea (tradiţional, certificatul de naştere);
b. faptul că o persoană este în viaţă (tradiţional, certificatul de viaţă, de obicei solicitat pentru a dovedi că o persoană trăieşte în continuare, în vederea continuării dreptului la prestaţii sociale – pensii, plătite pe teritoriul unui alt stat);
c. decesul (tradiţional, certificatul de deces);
d. numele (de exemplu, certificatul de naştere, decizia de schimbare administrativă a numelui, certificatul de căsătorie etc.);
e. căsătoria, inclusiv capacitatea de căsătorie şi starea civilă (tradiţional, certificatul de căsătorie, adeverinţa tip Anexa 9 cu privire la menţiunile înscrise pe marginea actului de naştere, cunoscută şi ca adeverinţa de celibat);
f. divorţul, separarea de drept sau anularea căsătoriei (de exemplu, certificatul de divorţ emis în urma divorţului pe cale administrativă);
g. parteneriatul înregistrat, inclusiv capacitatea de a încheia un parteneriat înregistrat şi statutul de parteneriat înregistrat;
h. desfacerea unui parteneriat înregistrat, separarea de drept sau anularea unui parteneriat înregistrat;
i. filiaţia (tradiţional, certificatul de naştere);
j. adopţia (tradiţional, hotărârea de adopţie);
k. domiciliul şi / sau reşedinţa (de exemplu, adeverinţa privind domiciliul înscris în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor);
l. cetăţenia (de exemplu, certificatul de cetăţenie obţinut în urma depunerii jurământului la dobândirea cetăţeniei române);
m. absenţa cazierului judiciar, dacă actul este emis de statul membru al cărui cetăţean este titularul (tradiţional, certificatul de cazier judiciar pentru cetăţeni români, fără menţiuni);
n. orice acte care pot fi solicitate cetăţenilor altui stat membru decât cel în care aceştia doresc să candideze sau voteze la alegerile pentru Parlamentul European sau alegerile locale în statul de reşedinţă;
o. copiile certificate ale documentelor de mai sus.
De menţionat că exemplificările de mai sus aparţin autorului. Statele membre comunică lista de acte (cu titlu exemplificativ) cărora li se aplică Regulamentul, listele fiind publicate[1]. România nu a comunicat încă această listă.
Beneficiile de care se bucură aceste documente sunt următoarele:
a. ele nu mai trebuie supralegalizate sau apostilate.
b. nu se mai poate cere o copie certificată odată cu originalul.
c. în anumite condiţii, se acceptă şi numai o copie certificată, în locul originalului.
d. în anumite condiţii, unele documente sunt scutite de traducere, iar traducerile autorizate din alte state membre sunt recunoscute.
Vom urmări mai jos aplicarea celor patru beneficii. Trebuie însă de la început semnalate şi următoarele limitări esenţiale:
a. niciun stat nu poate fi obligat să emită acte pe care nu le emite potrivit dreptului naţional. Concret, deşi Regulamentul face referire la parteneriate înregistrate, România nu emite şi nu va emite asemenea acte;
b. Regulamentul nu are efect asupra recunoaşterii conţinutului şi efectelor juridice ale actelor în cauză. Cu alte cuvinte, el simplifică numai condiţii de formă, şi nu dă actelor o valoare juridică pe care nu o au, sau care nu le este recunoscută;
c. Regulamentul nu se aplică actelor din state terţe, sau copiilor certificate ale acestora (chiar făcute în state membre);
d. Regulamentul nu se aplică actelor private.
O altă definiţie importantă priveşte noţiunea de „document oficial”, explicată în art. 3 pct. 1. De aici aflăm că pe lângă actele administrative şi cele judiciare, sunt incluse şi actele notariale, certificatele de înregistrare, data certă şi legalizarea de semnătură, precum şi actele emise de agenţi diplomatici sau consulari. Prin „autoritate” se înţeleg şi autorităţile private învestite să exercite puterea publică. Trebuie însă să nu uităm că, deşi actele notariale intră în noţiunea de „document oficial”, Regulamentul nu se aplică decât celor care au ca scop principal unul dintre cele menţionate la art. 2. Prin urmare, majoritatea actelor notariale româneşti nu vor intra în sfera de aplicare a Regulamentului. Excepţia semnificativă o constituie copiile legalizate, care sunt copii certificate în sensul Regulamentului, dar numai dacă sunt de pe acte care ele însele intră în sfera de aplicare a lui (concret, copii legalizate de pe acte de stare civilă, adeverinţe etc.).
A. Scutirea de supralegalizare şi apostilare:
Scutirea reiese din art. 4 din Regulament şi este absolută. Noţiunea de apostilare este reprezentată de formularea „formalităţi similare”, definiţia de legătură fiind dată de art. 3 pct. 4.
Important de ştiut: Regulamentul nu afectează tratatele bilaterale şi multilaterale care prevăd facilităţi suplimentare în materia scutirii de legalizare şi apostilare. Ca atare, dacă printr-o convenţie bilaterală (de ex. cu Franţa), o gamă mai largă de documente sunt scutite de orice formalitate, cei interesaţi vor putea face uz de prevederile acelei convenţii în continuare.
În acelaşi sens, Regulamentul nu înlocuieşte şi nu limitează folosirea actelor care, pe lângă că sunt scutite de aceste formalităţi, au prin ele însele o putere juridică superioară. Exemplele concrete şi utile sunt extrasele multilingve de stare civilă prevăzute de Convenţia CIEC nr. 16, la care România este parte, şi care circulă fără apostilare, supralegalizare sau traducere; precum şi unele acte europene prevăzute de regulamente speciale (de exemplu, formularele comune E, în domeniul sănătăţii).
Regulamentul nu împiedică solicitarea unei apostile, chiar şi pentru actele la care se aplică. De exemplu, o persoană poate solicita o apostilă pe un certificat de naştere românesc dacă doreşte să îl folosească în Germania, deşi se aplică Regulamentul, pentru că în viitor ar putea să-l folosească şi în Elveţia, unde nu se aplică Regulamentul.
B. Scutirea de la prezentarea unei copii certificate odată cu originalul:
Scutirea reiese din art. 5 alin. (1) şi presupune că dacă a fost prezentat un document oficial care intră în sfera de aplicare a Regulamentului, nu mai poate fi solicitată şi o copie certificată odată cu acesta.
Prin „copie certificată” se înţelege o copie semnată şi atestată ca fiind o reproducere corectă şi completă a acelui document oficial original de către o autoritate care este împuternicită în temeiul dreptului intern să facă acest lucru şi care este din acelaşi stat membru care a eliberat iniţial documentul oficial (art. 3 pct. 7). Noi am spune „duplicat” sau „copie legalizată”, fiind evident că o copie certificată „conform cu originalul” de o entitate privată, inclusiv avocat (care nu este autoritate publică) nu se încadrează în prevedere.
Regulamentul nu spune nimic de copiile simple, care vor putea fi solicitate în continuare în număr… nelimitat.
C. Acceptarea copiei certificate în loc de original:
Această regulă apare în art. 5 alin. (2) şi este condiţionată de existenţa ei în dreptul intern. Concret, atunci când autorităţile unui stat acceptă copii certificate de pe propriile acte în loc de original, ele trebuie să accepte asemenea copii şi de pe actele care cad în sfera de aplicare a Regulamentului, emise într-un alt stat membru. A se vedea definiţia copiei certificate de mai sus, care ne arată că trebuie emisă în statul membru de origine al actului, ceea ce înseamnă că, de exemplu, copia autentică a unui certificat de naştere britanic făcută de un notar român nu este o copie certificată în sensul Regulamentului.
D. Scutirea de traducere şi recunoaşterea traducerilor:
În privinţa traducerilor, Regulamentul instituie două reguli simple şi un sistem complex.
Prima regulă simplă se referă la recunoaşterea traducerilor autorizate în toate statele membre. Astfel, conform art. 6 alin. (2), „o traducere autorizată realizată de o persoană calificată să efectueze astfel de traduceri în temeiul unui stat membru este acceptată în toate statele membre”. Regula instituie, concret, o piaţă liberă şi concurenţială în domeniul traducerilor între toţi traducătorii autorizaţi din UE, desigur numai cu privire la actele enumerate în art. 2. Potenţial de extindere a activităţii traducătorilor autorizaţi din România, care au oricum tarife modice…?
O a doua regulă simplă, probabil puţin aplicabilă în România, este că traducerea nu este necesară când documentul este deja redactat într-o limbă oficială a statului membru primitor, sau într-o altă limbă acceptată expres de acesta. Este de aşteptat ca România să nu accepte decât documente în limba română. Ca atare, singurele acte de acest tip ar putea fi unele acte notariale, redactate în paralel în două limbi, dintre care una română şi una străină, în sfera de aplicare a Regulamentului.
Sistemul mai complex se referă la un subset de acte, şi anume cele care sunt oarecum standardizate la nivelul Uniunii Europene. Anume, acestea pot fi însoţite de unele „formulare standard multilingve”.
Formularele standard multilingve sunt verişorii săraci ai extraselor multilingve emise potrivit Convenţiei CIEC nr. 16. Ele se emit de către autorităţile statului membru de origine al actului de bază, nu au putere şi nu pot circula decât ca anexă la act, şi sunt de fapt bilingve. Concret, ele se emit în limba statului de origine şi a celui pentru care se solicită (ex. Română – Franceză), şi de fapt bilingvă este numai rubricaţia, conţinutul fiind în limba statului de origine. Formularele sunt deja disponibile online, sub formă de pdf inteligent[2].
Formularele standard nu sunt nici măcar standard, deoarece au doar o parte standard, cealaltă parte fiind adaptată la rubricaţia actelor de bază emise în statul membru de origine. Şi România a adaptat aceste formulare, cu rezultate pozitive.
Scopul acestor formulare este să evite prima facie solicitarea unei traduceri a actului de bază. Dar această traducere nu este eliminată. Oridecâteori autoritatea primitoare consideră că mai are nevoie de informaţii din act, care nu reies clar (cel mai evident, în cadrul rubricilor cu text liber), poate cere oricând o traducere autorizată. Sfera de aplicare a acestor formulare este şi ea restrânsă, fiind numai un set limitat de acte care sunt suficient de standardizate.
Practic, anticipăm o potenţială utilizare reuşită a acestor formulare acolo unde Convenţia CIEC nr. 16 nu se aplică, altfel prevederile sale fiind cu mult mai avantajoase cu privire la circulaţia extraselor multilingve emise în temeiul său.
Măsuri de prevenţie şi verificare
În ultima parte a Regulamentului, apar şi măsuri de prevenţie şi verificare a actelor oficiale. Concret, este vorba despre o extindere a sistemului IMI (schimbul de informaţii privind piaţa unică), deja funcţională, care permite statelor membre să execute următoarele operaţiuni, atunci când au suspiciuni cu privire la autenticitatea unui document:
a. să acceseze modele uzuale ale diferitelor documente emise în alte state membre; şi
b. să întrebe autorităţile emitente (direct sau printr-o autoritate centrală) dacă un anume document este autentic.
Aici există două potenţiale probleme: pe de o parte, procedura de verificare, deşi considerată „excepţională” poate deveni o regulă în anumite situaţii; pe de altă parte, ea este anevoioasă (durează 5 – 10 zile lucrătoare) şi se poate solda, în unele cazuri, cu un răspuns de tipul „nu se poate spune”, de exemplu dacă actele de bază s-au pierdut. În acest caz, dovada se poate face cu orice alte mijloace.
Concluzii: dispare (măcar un pic) birocraţia?
Apreciem că Regulamentul, în forma sa curentă, este, alături de altele asemenea, un compromis. Statele membre nu s-au putut angaja la mai mult, atât din punct de vedere material (altfel ar fi aderat pur şi simplu la Convenţia CIEC nr. 16 în bloc), cât şi din punct de vedere logistic (este realist imposibilă standardizarea multor acte, de exemplu a hotărârilor judecătoreşti).
Din punctul de vedere al efectelor concrete, Regulamentul cred că va avea cel mai mare impact în două domenii:
a. eliminarea Apostilei (toate statele membre sunt si părţi la Convenţia de la Haga privind apostila, deci supralegalizarea între statele membre nu mai există oricum pentru actele vizate de Regulament). Aceasta va simplifica viaţa cetăţenilor prin eliminarea unor deplasări / formalităţi / perioade pierdute, şi s-ar putea observa şi în reducerea veniturilor unor firme specializate, ca şi ale autorităţilor emitente din statele care tarifează apostilarea (România este o excepţie fericită pentru apostilele pe acte administrative, majoritatea statelor aplicând tarife, unele foarte mari); şi
b. recunoaşterea unională a traducerilor autorizate. Aceasta ar putea crea o piaţă unică reală în domeniul traducerilor autorizate de documente oficiale, şi cum traducătorii români au printre cele mai modice tarife din Uniune, ar putea atrage clientelă înspre serviciile lor. Pentru clienţi, ar însemna că se vor putea orienta către traducătorul autorizat cel mai la îndemână (după locaţie sau preţ), nemaifiind necesar să apeleze la cei din statul membru de origine sau de destinaţie a documentelor.
[1] Disponibil aici.
[2] Disponibil aici.
av. dr. Ioan-Luca Vlad
- Flux integral: www.juridice.ro/feed
- Flux secţiuni: www.juridice.ro/*url-sectiune*/feed
Pentru suport tehnic contactaţi-ne: tehnic@juridice.ro
