De la înregistrarea unei cereri de chemare în judecată, digitalizarea a luat locul metodelor clasice
13 martie 2019 | Liana-Georgiana MARIN
Liana-Georgiana Marin
În următoarele paragrafe urmează să prezint, pe scurt, modelul de realizare a documentării la nivelul instanțelor, exceptând tratatele și cărțile de drept care ne-au fost piloni încă din facultate și să abordez totodată chestiunea digitalizării activității judiciare din instanțele de judecată, de la înregistrarea unui dosar și până la pronunțarea soluției și motivarea hotărârii, precum și problemele sensibile percepute în activitate sub aspectul dezideratului de îmbunătățire a nivelului de digitalizare.
În ceea ce priveşte documentarea, activitatea instanţelor este facilitată de aplicaţiile puse la dispoziţie de stat, respectiv ECRIS, EMAP, programul legislativ Legis. De asemenea, se realizează şi prin studierea articolelor publicate online, pe site-uri de specialitate, cum ar fi JURIDICE.ro. Totodată, pe e-mail-ul oficial, judecătorilor li se comunică, prin grija grefierului şef, cele mai recente modificări legislative.
ECRIS este o aplicație folosită la nivelul instanţelor judecătoreşti pentru managementul electronic al dosarelor, fiind o aplicație unică la nivel național, care are 237 instalări – câte una în fiecare instanţă. Pe cale de consecinţă, fiecare instanţă are propria bază de date care conţine informaţii despre dosare şi este proprietarul acestor date. O parte din datele existente în aplicaţia ECRIS sunt publicate pe portalul instanţelor de judecată. Hotărârile instanţelor judecătoreşti se regăsesc în aplicaţia ECRIS, în timp ce pe portalul instanţelor de judecată sunt publicate soluţiile pe scurt. De asemenea, pe portalul instanţelor şi site-ul ÎCCJ este publicată jurisprudenţa relevantă – o parte din hotărârile date de instanţă, care sunt anonimizate (eliminate doar datele cu caracter personal) înainte de publicare.
Din punct de vedere al reţelei de comunicaţii, toate instanţele de judecată din România sunt parte din reţeaua privată de arie extinsă a sistemului judiciar, aceasta având o arhitectură specifică şi anumite cerinţe de securitate, nefiind o reţea publică. În prezent, o parte din datele relevante cuprinse în hotărârile judecătoreşti pot fi consultate direct pe portalul instanţelor de judecată: Număr dosar, Instanţa, Părţi, Soluţii pe scurt, neexistând decât la nivelul unora dintre instanțe posibilitatea ca părțile și avocații acestora să acceze ECRIS pe baza unui username și a unei parole.
În prezent există un motor de căutare general, pentru a afla date publice (cum ar fi de ex. termenele acordate) sau soluția pe scurt dintr-un dosar, respectiv portal.just.ro.
Studiile reliefează faptul că am putea să stăm mai bine la capitolul digitalizare. Astfel, în ultimul raport DSI, publicat de Comisia Europeană, România figurează pe ultimul loc la digitalizare, având un scor agregat de 33,21%, față de Danemarca, cu un scor agregat de 70,68%. Indicele DESI (Digital Economy and Society Index) reprezintă gradul de digitalizare al economiei și al societății fiecăreia din cele 28 de țări ale Uniunii Europene. Scorul scăzut se explică și prin o mai slabă digitalizare la nivelul societăților, dar și al autorităților și instituțiilor publice, comparativ cu alte state membre UE.
În ceea ce privește activitatea instanțelor, încă de la înregistrarea unei cereri de chemare în judecată digitalizarea a luat locul metodelor clasice și mult mai puțin practice.
Cu referire la interacțiunea dintre părți și instanță, în contextul digitalizării, ar fi de precizat faptul că există posibilitatea trimiterii cererii de chemare în judecată pe email ( care poate fi scanată şi trimisă prin poştă electronică ori prin înscris în formă electronică). Aceasta se înregistrează şi primeşte dată certă prin aplicarea ştampilei de intrare, potrivit prevederilor art. 199 C. proc. civ.
Cererea este scanată, iar programul ECRIS îi atribuie un număr unic de dosar, care este repartizat aleatoriu printr-un algoritm matematic. Astfel, se asigură o reală repartiție aleatorie. De asemenea, întâmpinarea, la momentul primirii prin fax sau registratură, este de asemenea scanată.
Citarea părții se poate realiza, conform art. 154 alin. 6 din C. proc. civ., și prin poștă electronică, dacă partea a indicat instanței datele corespunzătoare în acest scop, care va fi însoțită de semnătura electronică extinsă a instanței, care înlocuiește ștampila instanței și semnătura grefierului de ședință. Citațiile și celelalte acte de procedură se consideră astfel comunicate la momentul la care a fost primit mesaj din partea sistemului folosit că au ajuns la destinatar potrivit datelor furnizate de acesta. Procedura, conform art. 165 pct. 3 C. proc. civ., se consideră a fi îndeplinită la data arătată pe copia imprimată a expedierii, certificată de grefierul care a făcut transmisiunea.
În activitatea de zi cu zi, judecătorul folosește calculatorul pentru majoritatea operațiunilor pe care le desfășoară. În ECRIS sunt generate listele de ședință. În timpul ședinței, în lumina ultimelor modificări ale Codului de Procedură Civilă, respectiv art. 323 C. proc. civ., mărturia se scrie de grefier, care va consemna întocmai și literal declarația martorului, în timp ce judecătorul urmărește pe un calculator consemnarea corectă a acestora.
De asemenea, grefierul ia notele de ședință în document Word, pentru o mai mare acuratețe a suținerilor părților, care pot fi completate ulterior pe baza înregistrării ședinței. Este un avantaj faptul că judecătorul are posibilitatea de a urmări, în timp real, ceea ce grefierul consemnează în caiet.
EMAP reprezintă un portal, foarte util în activitatea de zi cu zi a judecătorilor, prin care poate fi accesat, doar în interes de servicu, ECRIS-ul altor instanţe, care și-au dat acordul în acest sens, pentru a realiza documentarea referitoare la jurisprudenţă relevantă. De asemenea, pe portalul EMAP există un program de conversie audio în text, respectiv tehnoredactare hotărâri după dictare, pentru a ușura activitatea de motivare.
HISTORE reprezintă un sistem informatic de adunare, clasificare, căutare și arhivare de informații și documente ce provin din medii structurate (baze de date) sau nestrucurate (documente Microsoft Office, documente scanate, înregistrari audio-video, imagini, documente PDF etc.). În mod uzual, în această aplicație sunt introduse documente (doc, pdf, txt, jpg etc), împreună cu niște atribute (metadate), care pot fi ulterior găsite, vizualizate și salvate. Metadatele sunt informatii care se atașează documentelor introduse și pot fi spre exemplu: data documentului, numărul dosarului, tipul documentului, numele instituției etc. Operaţiunea „Extragere document” permite salvarea documentelor (mai puțin a celor de tipul Arhiva clasică) pe calculator.
În HISTORE, prin accesarea secţiunii „Căutare dosare” se regăsesc în format pdf, care pot fi ulterior convertite în word, principalele înscrisuri dintr-un dosar: cererea de chemare în judecată, întâmpinarea, răspunsul la întâmpinare, tranzacția (pentru secţia de Drept Civil) sau rechizitoriul (pentru secţia penală). Pe lângă utilizarea documentelor scanate şi ulterior convertite în Word la partea de deliberând a motivării instanţei, această scanare este esenţială pentru reconstituirea unui dosar în cazul în care acesta este pierdut sau în cazul în care se face vreo cerere de îndreptare eroare materială sau aceasta se dispune din oficiu, iar dosarul se află la instanţa superioară, pentru judecarea apelului.
Totodată, este de precizat faptul că a fost realizată o aplicație – program care calculează taxele de timbru. O aplicație similară este reprezentată de calculatorul de termene, care indică ultima zi de introducere a căii de atac în termenul imperativ prevăzut de lege.
Tot sub aspectul digitalizării, mai este de menționat faptul că realizarea mai rapidă a comunicării la nivelul instanței cu grefierii şi cu ceilalţi colegi se face pe o aplicaţie numită Borg Chat, pentru a evita deplasările grefierilor către biroul judecătorilor sau invers, pentru a câştiga timp. De asemenea, documentele (minute, motivări) sunt salvate pe serverul de documente partajate, uşurând munca grefierului la introducerea soluţiei în ECRIS, precum şi la introducerea considerentelor (a motivării) în ECRIS. Astfel, şi judecătorul poate verifica şi corecta, unde este cazul, încheierea grefierului în format electronic, pe baza documentului din serverul partajat, sau direct în ECRIS, până la închiderea documentului. Închiderea unui document în ECRIS (încheiere sau sentinţă) se realizează după ce acesta a fost verificat de judecător, listat şi semnat de judecător/judecători şi grefier, introducându-se data redactării.
Deși au fost făcute unele progrese, totuși nu există un sistem unitar ECRIS la nivel național și nu a fost implementată la nivelul fiecărei instanțe accesarea ECRIS de către părți și avocații acestora, pe baza unui nume de utilizator şi a unei parole, pentru a vizualiza încheierile și hotârârea din propria cauză.
De asemenea, ar fi util dacă toate înscrisurile din dosare ar fi scanate și ar exista posibilitatea ca acestea să fie puse la dispoziția părților în format electronic, pentru ca acestea să poată lua cunoștință de înscrisurile depuse într-un mod mai facil decât prin comunicarea prin poştă şi mă refer aici în special la înscrisurile depuse între termene.
Apreciez că sistemul ECRIS ar putea fi perfecționat, în sensul ca, după motivarea sentinței și închiderea dosarului la instanța de fond, să existe posibilitatea ca, în situația exercitării căii de atac, să apară o alertă după pronunțarea deciziei de către instanța de apel/recurs, pentru ca judecătorul fondului să poată accesa într-un mod mult mai rapid şi eficient soluţia dată de instanţa de control judiciar, împreună cu motivarea. Având în vedere numărul mare de dosare, ar fi mult mai ușor de urmărit practica de casare, întrucât la acest moment singura posibilitate este accesarea ECRIS-ului instanței superioare sau a portalului și căutarea fiercărui dosar în parte.
Judecător drd. Liana-Georgiana Marin
Judecătoria Ploiești
* Opinie susținută în cadrul dezbaterii „Lawyers Backstage: Documentare, Digitalizare și Paralegal”, ediția 256, organizată de Societatea de Științe Juridice (SSJ)
- Flux integral: www.juridice.ro/feed
- Flux secţiuni: www.juridice.ro/*url-sectiune*/feed
Pentru suport tehnic contactaţi-ne: tehnic@juridice.ro
