Utilitatea semnăturii electronice este în special în zona profesioniştilor, fie ei medici, contabili, agricultori, avocaţi…

Ioan-Luca Vlad

Am avut de curând plăcerea de a modera dezbaterea dedicată birocraţiei pentru persoanele fizice organizată de JURIDICE.ro, din 8 mai 2019. Datorită experienţei panelului în domeniu, o mare parte din discuţie a mers către folosirea semnăturii electronice şi documentelor electronice, ca metodă de reducere a birocraţiei.

Aşa cum a arătat reprezentanta certSIGN, semnătura electronică beneficiază de patru tipologii, după cum este definită în Regulamentul (UE) nr. 910/2014 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere (respectiv semnătură electronică simplă, avansată sau calificată) sau de Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică (respectiv simplă sau extinsă). Dintre acestea, de interes sunt semnătura electronică calificată, respectiv extinsă, care (art. 25 Regulament, art. 5 Lege) beneficiază de efectele juridice ale unei semnături olografe, ori cu alte cuvinte, documentul electronic la care este ataşată se asimilează cu înscrisul sub semnătură privată.

Între utilizările specifice semnăturii electronice se numără depunerea declaraţiilor pentru ANAF (dar care poate fi înlocuită şi cu varianta creării unui cont de utilizator în Spaţiul Privat Virtual cu nume de utilizator şi parolă), trimiterea raportărilor către CNAS (de către entităţile din reţeaua asigurărilor de sănătate), transmiterea REVISAL-ului la ITM, semnarea documentaţiilor pentru fonduri europene prin MySMIS, participarea la licitaţii publice prin SICAP, înfiinţarea on-line a unei firme la ONRC, precum şi în interiorul companiilor mai mari. De asemenea, s-a pus în discuţie folosirea semnăturii electronice la instanţă, unde experienţa proprie mi-a arătat că ea este acceptată (transmiterea prin e-mail, cu semnătură electronică extinsă, a acţiunii şi probelor-înscrisuri), dar combinată cu o tipic românească solicitare de a depune „celelalte exemplare” în format tipărit. Cu alte cuvinte, ignorând scopul legii (eliminarea necesităţii transmiterii documentelor de la avocat către instanţă în format tipărit), instanţa, în loc să listeze documentele în numărul de exemplare necesar, întocmind nota de plată către partea care a depus electronic (plata fiind logică, având în vedere că se consumă resurse, şi prevăzută de OG nr. 80/2013), pune în vedere părţii să trimită exemplare suplimentare din acte. Astfel, singura utilitate a semnăturii electronice extinse se rezumă la introducerea acţiunii în termen, valabil, prin e-mail.

Aşa cum am arătat şi în concluziile dezbaterii, pentru majoritatea persoanelor fizice, semnătura electronică (încă) nu a devenit o necesitate, ori un avantaj deosebit. După cum se vede mai sus, utilitatea ei apare în special în zona profesioniştilor, fie ei medici, contabili, agricultori, avocaţi etc..

Unul dintre motivele pentru care semnătura electronică nu profită încă particularilor este insistenţa autorităţilor publice de a nu opera cu acte în format electronic, respectiv scanat. S-a arătat în cursul dezbaterii că actul scanat nu poate fi considerat un document electronic „nativ” şi că cele două tipuri de documente ar trebui tratate fiecare potrivit regulilor proprii, deoarece, de exemplu, nu se poate verifica semnătura electronică a unui document electronic tipărit, aşa cum nu sunt vizibile toate elementele de siguranţă ale unui document tipărit scanat.

Or, având în vedere că cvasi-unanimitatea documentelor din „fondul moştenit” de documente sunt nativ-tipărite, este evident că, dacă nu se va accepta o metodă prin care documentele scanate să fie echivalente celor scrise (eventual prin ataşarea unei semnături electronice), viaţa birocratică va fi dominată în continuare de hârtie. S-a arătat de către doamna notar Nicoleta Bucur faptul că apare şi o problemă de răspundere, în privinţa utilizării (şi acordării încrederii) documentelor electronice. Într-adevăr, aici este o problemă, care după părerea mea ar fi rezolvabilă prin clarificarea delimitării răspunderii în sensul că de orice pentru document electronic scanat este răspunzătoare persoana care i-a ataşat semnătura electronică extinsă, printr-o prezumţie de concordanţă cu documentul fizic original, ori, în cazul documentelor electronice native, clarificarea aplicabilităţii normei penale privind falsul în înscrisuri se aplică şi în cazul acestora.

Un prim pas a fost realizat de legiuitorul român prin impunerea acceptării cărţii de identitate scanate de către toate instituţiile publice, ceea ce a determinat şi apariţia unui „potop” de adrese de e-mail dedicate „exclusiv transmiterii pe cale electronică a cărţii de identitate”. Acelaşi act normativ (este vorba de OUG nr. 41/2016) impunea posibilitatea interconectării instituţionale, în sensul schimbului direct de informaţii care să scutească cetăţeanul de la necesitatea prezentării de documente, când datele din acestea există în alte baze de date instituţionale. Aici, problema a rămas oarecum în suspensie, deoarece sistemele electronice de stat din România nu se remarcă prin interoperabilitate, bazele de date fiind disparate şi greu interconectabile.

O formulă de mijloc ar putea-o reprezenta extinderea posibilităţii de solicitare a documentelor în format nativ-electronic de la diferite instituţii, de către cetăţean, care apoi să le poată transmite, tot electronic, către autoritatea de ale cărei servicii are nevoie.

Impresia mea personală este că lucrurile avansează, doar că încet. Nu doar lipsa de interes (în unele locuri), ci şi frica de a greşi, de a asuma o răspundere, sau de a fi „inundat” de solicitări (altfel temporizate prin necesitatea adunării de documente) determină reticenţa utilizării largi a documentelor nativ-electronice sau scanate. Dar progresul va veni, la un moment dat, iar de esenţa profesiei de avocat este şi folosirea la maxim a tuturor posibilităţilor existente pentru a grăbi progresul, în interesul clienţilor.

Av. dr. Ioan-Luca Vlad

* A se vedea și dezbaterea „Birocrație pentru persoanele fizice. Instrumente de simplificare”, ediția 271, organizată de Societatea de Științe Juridice (SSJ)

Citeşte mai mult despre ANAF, avocat, birocratie, CertSIGN, CNAS, Ioan Luca-Vlad, Nicoleta Bucur, semnatura electronica! Pentru condiţiile de publicare pe JURIDICE.ro detalii aici.

Urmăriţi JURIDICE.ro şi pe LinkedIn  WhatsApp  Threads  Google News 

(P) JURIDICE.ro foloseşte şi recomandă SmartBill.