Secţiuni » Selected
Selected Top Legal
CorporatePlatinum members

Cutume de comportament în cadrul întâlnirilor de afaceri
27.03.2020 | Elena SCHERL

JURIDICE - In Law We Trust
Elena Scherl

Elena Scherl

Avem o cultură particulară, cu un mediu profesional particular, cu oameni de afaceri care fac afaceri având în spate tot felul de tipuri de educație personală și academică. Cultura noastră nu este una omogenă, nu ne ghidăm ca nație după cam aceleași valori peste tot, nu trece timpul în același fel de la o regiune la alta, nu avem nici măcar același ritm al vorbirii de la o regiune la alta.

Prin comparație – spre exemplu – în Suedia este adânc înrădăcinat conceptul de Jantelagen – Legea lui Jante care spune că nimeni nu e mai bun sau mai presus decât ceilalți. Regula asta nescrisă stă la baza conduitei suedezilor, a modestiei personale și se vede și în felul în care oamenii de afaceri din această țară înțeleg să facă afaceri.

Cunoscând valorile și regulile nescrise ale unei societăți devenim mai bine pregățiti pentru următoarea întâlnire de afaceri însă în România, chiar dacă ne este cel mai familiar teritoriu, avem nevoie de o mai bună pregătire tocmai pentru că este un amalgam foarte interesant.

Orice pregătire începe cu mintea deschisă, cu acceptarea că nu le știm pe toate și că poate uneori ne facem vinovați de comportamente nepotrivite.

Greșeli și gafe

Probabil între cele mai semnificative gafe din mediul de afaceri românesc sunt cele comise de oameni care pun confortul propriu deasupra a orice altceva. Asta se traduce în primul rând în lipsă de respect pentru timpul celorlați.

Vedem aici întârziatorii cronici – oameni care caută mereu scuze când ar fi putut să plece mai devreme de acasă sau întârziatori care nu știu să anunțe în mod adecvat că întârzie (de obicei scriu câte un mesaj cu ”vezi că mai întârzii” după ora stabilită pentru întâlnire).

Întâlnim tot aici întârziatori care se dovedesc și mai egoiști insistând să explice de ce au întârziat când ajung la întâlnire, mulgând în felul acesta în continuare din timpul prețios al celorlalți. Dacă nu e un motiv special, gen o haită de ratoni sălbatici ne-a atacat satul, atunci nu interesează pe nimeni. Nimeni nu va pleca de la întâlnire cu amintirea acestei informații.

Vedem totodată întârziatori care nu au considerație față de mediul profesional în care muncesc zi de zi: angajații care își iau cu prioritate pauze de fumat fix când ar fi trebuit să înceapă o ședință internă sau târâie după ei un telefon aflat într-un apel personal.. decalând astfel ședința și tot ce ar fi trebuit discutat. Și șefii lor se fac uneori la fel de vinovați și mai dau și exemplu prost.

În partea cealaltă, întâlnim oameni care întârzie peste timpul alocat întâlnirii. Sigur că discuțiile într-o întâlnire de afaceri se pot întinde dar dacă vrem să ne arătăm respectuoși, ar trebui să dăm șansa oamenilor cu care ne vedem să încheie întâlnirea atunci când era planificat să se întâmple. Dacă cerem unui om o oră să discutăm ceva, după o oră cam ar trebui să-i aducem aminte că a trecut o oră. Ar trebui să avem un ceas intern care să ne ticăie conștient în timp ce întâlnirea are loc. Contează enorm să ne dezvoltăm această abilitate, arată că ținem la timpul omului și că nu ne încălcăm promisiunile.

Toate cele de mai sus se aplică și în viața privată, dar mai ales în mediul profesional unde știm că timpul înseamnă bani.

România este, într-adevăr, la intersecția dintre Vest și Est, la intersecția dintre punctualitatea germană și respectul strict față de timp și felul mai “flexibil” de a vedea timpul, specific mai degrabă în Orient, unde timpul are nesfârșită răbdare și se consideră că relațiile de afaceri oricum se leagă pe viață. “Ce mai e o oră de așteptat?”. Sună bine, sună promițător, de termen lung dar ar trebui să nu căutăm justificări din acestea pentru greșeala noastră de a nu respecta timpul cuiva.

De dragul nostru, e important să ne prezentăm mereu la timp. Chiar dacă știm că alții întârzie, chiar dacă știm că oricum nu se întâmplă nimic în prima jumătate de oră, chiar dacă știm că durează mult până să se concretizeze ceva anume, e mai potrivit să-i lăsăm pe alții să se facă vinovați de asta și să nu fim noi cei către care se arată cu degetul că suntem “întârziatori” absoluți. În mod aproape egoist, trebuie să ne gândim la cum vrem să fim percepuți. Și indiferent de alte defecte pe care le avem, dă bine să se știe despre noi că nu întârziem vreodată. Arată că dincolo de defecte sau carențe sau răutăți, jucăm “fair-play”.

Important de reținut, în contextul relației cu timpul: nu există sfert academic. Se acceptă o întârziere de câteva minute (două-trei) pentru că poate ceasurile nu sunt toate programate după aceeași referință dar sfertul de oră este inacceptabil în mediul profesional.

Și la fel și în partea opusă, când ajungem prea devreme la o întâlnire, devenind astfel povara omului cu care urma să ne întâlnim. Nu se cade să intrăm pe teritoriul temporal al unui om în mod forțat (“eu am ajuns, te aștept”) când suntem mult mai devreme la locul de întâlnire – e un mesaj pe care nu ar trebui să-l trimitem vreodată pentru că provoacă un imens disconfort. Singurul comportament potrivit este să ajungem fix la timp iar dacă suntem prea devreme, să așteptăm undeva la intrare.

Tot în acest context alt confortului propriu deasupra confortului celorlalți apare și ignoranța aceasta cu care trecem prin viață fără să ne preocupăm de micile neplăceri pe care le cauzăm oamenilor cu care ne întâlnim:

Vedem aici oameni care propun o invitație la masă cuiva, undeva foarte departe de biroul omului sau la un restaurant anume fără să se intereseze de regimul alimentar al cuiva sau de alergiile sale. Sau întâlnim oameni care propun întâlniri de afaceri la ore târzii când omul poate are familie la care vrea să ajungă ori foarte devreme pentru că așa le convine lor în programul lor sau în localuri în trend dar care sunt poate prea zgomotoase pentru scopul întâlnirii.. Avem multe exemple de genul acesta pentru că cumva nu suntem învățați să credem că preferințele noastre nu sunt preferate de toată lumea.

Întâlnim totodată oameni care atunci când ajung la o întâlnire, sunt mult mai preocupați să se așeze confortabil, să-și așeze hainele bine pe spătar, geanta, să-și scoată telefonul pe masă și alte lucruri din buzunare care deranjează sau – mai ales – care se duc la toaletă din prima clipă. Sigur, mersul la toaletă se întâmplă de obicei pentru că apare o nevoie fiziologică dar nevoia asta, pentru cei care nu sunt condiționați medical – ar trebui controlată mai bine (gen – evitând să bem ceva acum 30 de minute dacă știm că trebuie să ajungem la o întâlnire). Suntem adulți și ar trebui să ne cunoaștem corpurile suficient. Motivul pentru care nu se cade este următorul: doi oameni care trebuie să se întâlnească, pentru un scop profesional, au să-și spună ceva. Când unul dintre ei trebuie să meargă la toaletă când nici nu a început încă întâlnirea propriu-zisă – strică atmosfera care ar fi trebuit să se stabilească la început. Mai mult decât atât, oricum nu ar trebui să ne exprimăm vreodată verbal nevoia de a merge la toaletă. Este de evitat exprimarea aceasta care creează cu ușurință în mintea cuiva o asociere nepotrivită între Omul de Afaceri, cu mintea și cunoștințele sale și corpul său și toaleta. Pare ceva nesemnificativ dar deranjează.

Sigur, apropo de telefon – asta este probabil gafa cea mai populară: așezarea telefonului pe masă, cu fața în sus. Nu ne dăm seama de asta, e un automatism. Facem asta tot timpul pentru că suntem permanent conectați. Dar în momentul în care apare o notificare, privirea ni se duce acolo instant. Și pentru o clipă, am pierdut atenția omului cu care discutam. Și poate fi deranjant să facem asta de câteva ori, mai ales dacă omul cu care vorbeam dorea să ajungă la o concluzie în ceea ce spunea. Oamenii au nevoia să-și livreze punctul de vedere, concluzia, perspectiva, “point-ul”. Să nu ne batem joc de nevoia asta.

Sigur, și mai rău este dacă chiar stăm pe telefon sau chiar răspundem la telefon și invocăm un “stai puțin”. Cel mai probabil persoana lăsată în așteptare scoate de asemenea telefonul și evadează către ale surse și în felul acesta se strică ritmul și poate toată conversația începută anterior.

Sigur că nicio întâlnire de afaceri nu e ca alta, iar oamenii cu care ne intâlnim au priorități diferite dar respectul nostru trebuie să fie în mod egal arătat tuturor.

“Ce facem dacă chiar așteptăm un apel important?” – Anunțăm de la începutul întâlnirii persoana cu care ne vedem.

Să reținem că doar pentru că toți din jurul nostru o fac nu ne justifica noua greșelile.

Să reținem de asemenea că doar pentru că e telefon mobil nu înseamnă că suntem cu mobilul “de gât” și că trebuie să răspundem imediat.

“Ce facem dacă ne sună cineva foarte important în mod neașteptat?”- Nimeni nu ar trebui să fie mai important decât omul din fața noastră, în mediul de afaceri.

În 1992, în dezbaterea televizată dinaintea alegerilor prezindențiale din S.U.A., principalii candidați au arătat un comportament diferit la aceeași întrebare adresată de către o femeie din platoul de filmare. George Bush Sr. răspunde în mod politicos și adecvat, așa cum probabil se pregătise și probabil cum fusese consiliat. Se adresează camerei de filmat și își mută privirea către alte camere de filmat așa cum probabil i se face semn din studio, astfel încât să comunice către milioanele de americani de acasă. Sigur că și cei câțiva 50-100 de oameni din platou contează însa cei de acasă sunt mai mulți. Bill Clinton pe de altă parte, ignoră camerele de filmat, se ridică, se deplasează până la marginea publicului și i se adresează femeii care inițiase întrebarea. Îi vorbește ca și cum nu mai există altcineva în spațiul respectiv sau ca și cum nu-i pasă de oamenii de acasă și în consecință, de voturi. Îi răspunde formând o conexiune care transpare imediat pe cameră, și pentru oamenii de acasă. Bill Clinton a câștigat alegerile și cu siguranță femeia cu întrebarea l-a votat.

Genul acesta de atenție este extraordinar de măgulitor.

În ziua de azi când ne este atât de ușor să fim distrași, facem eforturi mai mari să ne concentrăm pe moment și pe oamenii din fața noastră. Fiecare dintre noi se face vinovat de asta. Ori atunci când cineva ne “soarbe cuvintele”, ne acordă toată atenția și ne dă de înțeles că nimic din ce se întâmplă nu e mai important decât timpul petrecut cu noi, pentru intervalul acesta stabilit – ne merge la inimă, cu tot profesionalismul, pentru că ne măgulește. Și tindem să-i punem pe oamenii aceștia într-o categorie aparte de oameni din mediul de afaceri: cei care ne devin simpatici și cu care vrem să lucrăm.

O a treia categorie de gafe populare se referă la lipsa de pregătire:

Vedem aici oameni care nu-și fac temele, nu știu prea multe despre cine urmează să participe la întâlnire, tema discuției, locul în care are loc întâlnirea. Dacă e vorba de străini, nu-și fac temele cu privire la diferențe culturale, la ce ar trebui să spună sau să abordeze sau să nu spună într-o întâlnire cu străini. E foarte ușor să încălcăm limite nescrise ale altor culturi și să compromitem în mod iremediabil întâlnirea.

Spre exemplu, în 2018, prim-ministrul Japoniei a vizitat Israelul și participat la o cină oficială de cel mai înalt nivel cu prim-ministrul țării-gazdă. Desigur că în cadrul vizitei au fost discutate teme politice și economice importante dar acestea au fost uitate imediat pentru că în cadrul cinei, pregătite de un bucătar israelian faimos, desertul a fost servit într-un pantof de metal. Intenția probabil a fost una de “extravaganță” însă a generat un feedback negativ extrem, în publicații, între diplomați și în public în toată lumea. În Japonia, picioarele și pantofii și tot ce are legătură cu această parte a corpului uman este considerat murdar (de aceea japonezii își scot încălțările în orice casă și chiar prin multe spații publice). Deci ceea ce ar fi trebuit să fie un moment strălucitor în cooperarea dintre cele două țări a fost umbrit de o lipsă de pregătire colosală. Dacă se întâmplă și la cel mai înalt nivel este ușor să vedem că oricare dintre noi ar putea comite astfel de gafe.

Tot în acest context, vedem oameni care nu înțeleg, tot pentru că nu și-au făcut temele, care este nivelul de formalitate adecvat la o întâlnire. De cele mai multe ori, românii se fac vinovați că scad nivelul de formalitate prea repede, devin familiari prea repede. Sigur, dacă raționalizăm și înțelegem că se cuvine, e în regulă dar e recomandat să evităm să fim noi cei răspunzători de astfel de comportamente.

Spre exemplu, la o întâlnire la masă e ușor să scădem nivelul de formalitate propunând consumul de băuturi alcoolice. Sau avem o prezentare în cadrul unei întâlniri, la biroul unei companii, vorbim despre afacerea noastră, prezentăm adecvat dar stăm cu mâna în buzunar în timpul prezentării că ne face mai cool sau ne oferă un fel de suport emoțional. Sau, ne scoatem sacoul prea devreme în cadrul unor negocieri sau ședințe prelungite. Oricum nu ar trebui să ne scoatem sacoul vreodată dar dacă totuși o facem, e bine să nu fim noi primii. Sau, poate nici nu purtăm sacou pentru că nu avem habar de coduri vestimantare și de ceea ce se cade în circumstanțe profesionale.

Spre exemplu, în Marea Britanie putem auzi uneori expresia “lounge-suit”ca și cod vestimentar – care se referă (la bărbați) la costum, cu cămașă și cravată. Dacă nu cunoaștem asta dar nici nu ne interesează să înțelegem ce înseamnă acest cod vestimentar, s-ar putea să apărem la un eveniment în haine cu care mergem la “lounge”, la terase. Or – nu vrem să fim noi cei subîmbrăcați. Nu numai că ne stă pe creier și începem să ne amintim de toate hainele adecvate pe care am fi putut să le purtăm dar care atârnă inutile pe umerașe acasă dar inadecvarea aceasta s-ar putea să ne facă mai puțin convingători, prezentabili, eficienți.. Are un impact deosebit de puternic asupra psihicului nostru siguranța că suntem îmbrăcați potrivit pentru un eveniment, că ne-am ridicat la nivelul ocaziei. Și atunci pentru noi înșine, e bine să nu ignorăm lucrurile acestea care ni se par în general nesemnificative.

Nu vrem să compromitem o relație de afaceri încă de la început, doar pentru că nu am fost în stare să facem niște eforturi să ne interesăm de situație, oameni, obiceiuri. Așa trec oportunitățile pe lângă noi, fără să ne dăm seama, de aceea ne trezim că nu face nimeni follow-up cu noi după vreo întâlnire sau că nu se concretizează nicio afacere în urma întâlnirilor de afaceri. E întotdeauna mai bine să fim mai bine pregătiți decât este necesar decât să mizăm pe abilitatea naturală de a improviza.

Sfaturi:
– reținem că punctualitatea este esențială;
– la fel și pregătirea;
– în timpul oricărei întâlniri atenția noastră trebuie să fie pe oamenii cu care suntem;
– să ne amintim că nu e despre ce ne place nouă, nu e doar despre noi, despre compania noastră, produsele noastre, obiectivele noastre.

Este despre celălalt și despre cum îl facem pe omul cu care ne întâlnim să se simtă.

Și atunci – cum facem ca un om sau un grup de oameni cu care ne întâlnim – să se simtă bine?

Începem de la tipul întâlnirii și ne gândim la poziția în care suntem. Gazdă? Invitat?

Ca gazde, organizatori de întâlniri de afaceri – avem oportunitatea să creăm cel mai bun moment din ziua cuiva, când propunem o întâlnire. Asta începe de la considerația pentru preferințele invitatului, nu ale noastre: să nu punem întâlniri foarte devreme sau foarte târziu, să nu cerem întâlniri în locuri în care se ajunge greu sau fără să ne interesăm de preferințele culinare ale omului dacă este o masă.. etc. Odată ce am stabilit niște coordonate de bază, putem face un efort în plus: dacă e un mic-dejun de afaceri, atunci putem să alegem cel mai bun hotel din oraș cu cel mai bun mic-dejun cu care orice client se simte răsfățat; dacă avem o întâlnire cu un cunoscător de whiskey, putem stabili întâlnirea la un restaurant cu o selecție foarte bună de whiskey; dacă omul cu care ne întâlnim are puțin timp la dispoziție, putem alege să venim foarte aproape de biroul său și să alegem cel mai select local din zonă.. Sunt eforturi mici cu impact mare asupra dispoziției cuiva și care mereu lasă “loc de bună ziua” chiar dacă nu se concretizează nicio afacere imediat. La fel și în poziția unui invitat: se cuvine să apărem la timp, să acordăm atenție omului care a pregătit întâlnirea, să nu comandăm cel mai scump aliment din meniu că plătește altcineva, să mulțumim a doua zi pentru timpul petrecut împreună..

În mediul atât de dinamic de astăzi, trebuie să avem conștiința că oamenii pe care-i cunoaștem astăzi vor fi poate în locuri și companii diferite în câțiva ani. Și atunci trebuie să formăm relații cu oamenii pe care-i cunoaștem, nu doar cu companiile pentru care lucrează ei în momentul acesta.

Discuții la întâlnirile de afaceri

Comportamentul românilor în mediul de business autohton se rezumă, în multe situații, la “las’ că văd eu”, “Doamne-Ajută!”, “mie ce imi iese?” sau la “dacă nu le convine să se ducă la ei acolo”. Sigur, suntem în general oameni “de treabă” și destul de calzi dar deseori apărem nepregătiți și ne lipsește abilitatea de a stabili conexiuni cu alți oameni de la egal la egal, de a vinde, de a zâmbi, de a avea tact, de a discerne ce trebuie spus și ce nu trebuie spus la un moment dat, de a închide un ochi când trebuie, ne lipsesc grațiile, manierele și poveștile interesante de spus.

Ori, în mediul de afaceri și în relațiile internaționale mai ales, se “simte” asta. E “de la noi”.

Ce-i drept, dezvoltarea abilităților de comunicare și mai ales, comunicarea multiculturală nu pare să fie un apect esențial al educației academice în România așa că fiecare dintre noi e nevoit să învețe “din mers”. Dar trebuie să și vrem, trebuie să avem conștiința asta a elevării personale.

Dacă în viața privată putem alege să ignorăm oamenii care nu ne plac, în mediul de afaceri nu vom avea mereu acest privilegiu. Vom fi poate nevoiți să lucrăm cu oameni care nu ne plac, pe care-i considerăm plictisitori, antipatici, negativi.

Cum facem să nu fim noi oamenii aceia? Prin dezvoltarea cunoașterii în cele mai diverse forme!

Expunerea la o mulțime de situații de viață și informații ne ajută să ne schimbăm perspectivele, să devenim mai înțelepți, să ne îmbogățim vocabularul, cunoștintele, răbdarea, valorile, ne face să avem mai multe de spus, mai bine dar și mai confortabil în a le împărtăși, în a vorbi cu oricine în orice context.

Sigur, poveștile acestea le acumulăm pe măsură ce creștem, vin odată cu anii, cu banii, cu călătoriile și cu ieșitul din zona de confort. E bine totuși să nu așteptăm să ni se întâmple experiențe de viață ca să avem povești de povestit și încredere în noi. Dacă însă nu ne permitem să călătorim de dragul poveștilor și să experimentăm de dragul experienței, putem întotdeauna să alegem să ne expunem unor surse de informații valoroase. Putem alege să mai filtrăm feed-ul și sursele de informații online astfel încât să servească mai bine scopului de a vă dezvolta. E în regulă să fim la curent cu bârfele mondene din România dar e loc și de jurnalism investigativ din când în când, de exemplu. E în regulă să petrecem timpul cu aceiași prieteni din același grup restrâns (poate nu zilele acestea) dar ar trebui să păstrăm timp și pentru un eveniment cultural la care nu cunoaștem pe nimeni (din nou, poate nu zilele acestea).. E în regulă să avem 5.000 de prieteni online dar, în loc să acceptăm tot ce ne servesc ei, putem alege să avem doar 100 de oameni în listă și 5.000 de pagini informative pe care să le urmărim, de la jurnalism alternativ, la pagini despre politici globale, finanțe, călătorii, istorie, vinuri, restaurante și topuri de restaurante, mobilitate urbană, antreprenoriat etc. Trebuie să ne lucrăm mintea permanent și să învățăm să conversăm mai mult și să “discutăm” mai puțin.

Mai mult decât atât, când ieșim în lume, trebuie să fim în stare să construim conversații și cu străinii, și ca să facem asta, trebuie să cunoaștem câte ceva despre culturile lor, despre obiceiurile lor, despre mâncarea lor, despre evenimentele care se întâmplă în regiunile lor și despre ce să nu facem, ce să nu spunem. Spre exemplu, când ne întâlnim cu britanici, e de preferat să-i salutăm cu “how do you do?” În loc de “nice to meet you”. “How do you do?” Este o formulare tradițională și un semn că cunoaștem cultura lor mai bine și că facem eforturi să vorbim “pe limba lor” și nu ne referim doar la engleză, ci la subtilitățile limbii. Sau – dacă avem o întâlnire cu oameni din Orientul Mijlociu – nu aducem vorba de afaceri, decât foarte târziu în întâlnire sau poate chiar la întâlnirea următoare. Ar fi de prost gust și împotriva etichetei să grăbim lucrurile doar pentru că așa suntem noi obișnuiți. La fel este un pic nepotrivit să stabilim întâlniri cu italieni, dimineața de la prima oră – pentru că ei preferă să facă asta după-amiază și chiar să aibă prânzuri care se lungesc. .

Înțelegem deci că dincolo de clauze și contracte și obiective, lucrăm cu oameni și ca să fim oameni de afaceri de succes nu trebuie doar să știm să administrăm afaceri și nu e suficient doar să investim în MBA-uri ci trebuie mai întâi să studiem psihologie comportamentală, fenomene sociale, filosofie – să învățăm despre oameni – ce vor, ce așteptări au, cum să ne purtăm cu ei mai mult decât ce preț ar trebui să aibă serviciile noastre.

Elena Scherl, ETIQUESS BUSINESS CLASS

PLATINUM+
PLATINUM Signature       

PLATINUM  ACADEMIC

GOLD                                

VIDEO STANDARD
Aflaţi mai mult despre , ,

Puteţi publica şi dumneavoastră pe JURIDICE.ro. Publicăm chiar şi opinii cu care nu suntem de acord. Vă rugăm să vă familiarizaţi cu obiectivele şi valorile Societătii de Stiinţe Juridice, despre care puteti ciţi aici.
JURIDICE.ro este o platformă de exprimare. Publicarea nu semnifică asumarea de către noi a mesajului.

Pentru a publica vă rugăm să citiţi Condiţiile de publicare, Politica privind protecţia datelor cu caracter personal şi să ne scrieţi la adresa redactie@juridice.ro!












Securitatea electronică este importantă pentru avocaţi
 Mesaj de conştientizare susţinut de FORTINET
JURIDICE utilizează şi recomandă SmartBill

Lex Discipulo Laus

Lasă un răspuns

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.

Important: Descurajăm publicarea de comentarii defăimatoare. Vor fi validate doar comentariile care respectă Politica JURIDICE.ro şi Condiţiile de publicare.