Scurte considerații cu privire la exercitarea controlului de către comisiile de cenzori reglementate la nivelul organizării și exercitării profesiei de avocat
1 septembrie 2023 | Anca POPESCU-CRUCERU
Anca Popescu-Cruceru
1. Cadrul legal
Legea nr. 51/1995 pentru organizarea și exercitarea profesiei de avocat și Legea nr. 72/2016 privind sistemul de pensii și alte drepturi de asigurări sociale ale avocaților reglementează instituția comisiei de cenzori, ca organ de control al gestiunii entităților aflate în structura sistemului profesional al avocaților (Uniunea Națională a Barourilor din România, barourile, Casa de Asigurări a Avocaților, filialele acesteia).
Organizarea, funcționarea și atribuțiile comisiilor de cenzori este reglementată în Statutul profesiei de avocat, respectiv în Statutul Casei de Asigurări a Avocaților, precum și în normele cu caracter infralegal – Regulamentul privind organizarea și funcționarea comisiilor de cenzori din sistemul U.N.B.R. (aprobat prin Hotărârea nr. 263/2017 a U.N.B.R.) și Regulamentul privind organizarea și funcționarea comisiilor de cenzori aflate în structura C.A.A. (aprobat prin Hotărârea nr. 209/2017 a U.N.B.R – Anexa 4).
Principiul fundamental pe care cenzorul este obligat să îl respecte este principiul independenței, pe durata exercitării mandatului său acesta trebuind să fie liber de orice legătură reală ce ar putea fi interpretată ca o constrângere a integrității sale moral-profesionale și a obiectivității sale. Orice împrejurare de natură a aduce atingere independenței și integrității profesionale se aduce la cunoștința organelor de conducere ale profesiei.
Comisiile de cenzori nu sunt subordonate organelor de administrare și nici altor comisii de cenzori de la nivelurile organizatorice, fiind organe independente care au ca atribuții generale strict controlul gestiunii entității în care au fost alese. Ca și în alte domenii de reglementare, legislația proprie profesiei de avocat nu prevede incompatibilități specifice (cu excepția deținerii concomitente a unei funcții de control și a uneia de administrare), neexistând raporturi juridice între comisiile de cenzori de la diferitele niveluri de organizare ale profesiei. La preluarea mandatului, cenzorii întocmesc declarații de interese/incompatibilități în sensul prevăzut în Regulamentele de organizare și funcționare ale comisiilor de cenzori.
Cenzorii trebuie să respecte în raporturile cu terții caracterul confidențial al informațiilor obținute cu ocazia îndeplinirii atribuțiunilor de control, divulgarea de către cenzori către terți a oricărei informații obținută în exercitarea mandatului constituind abatere disciplinara gravă.
Prin depunerea candidaturii la demnitatea de „cenzor” avocatul ce îndeplinește condițiile de eligibilitate prevăzute de Lege și de Statut își asumă faptul că are posibilitatea și abilitățile profesionale necesare exercitării mandatului, ținând seama de regulile etice și profesionale, în mod deosebit de regulile de independență și de competență. Statutul profesiei de avocat prevede că alegerea membrilor comisiei de cenzori va urmări, în măsura situației concrete a fiecărui barou, ca cel puțin unul dintre aceștia să aibă studii economice.
Activitatea comisiilor de cenzori are în vedere respectarea Standardului profesional 23 – Normele profesionale privind cenzoratul.[1]
Atribuțiile comisiilor de cenzori din structura UNBR și a barourilor sunt enumerate în Regulamentul privind organizarea și funcționarea comisiilor de cenzori din sistemul U.N.B.R., astfel (art. 12):
(1) La preluarea mandatului, cenzorii întocmesc și depun declarații de interese / incompatibilități din care să rezulte:
a) neimplicarea financiară/decizională/consultativă, directă sau indirectă, cu furnizorii de bunuri și de servicii ai sistemului U.N.B.R./ baroului/sistemului CAA;
b) dacă există interese profesionale/personale comune cu membrii Comisiei Permanente a U.N.B.R./consiliului baroului/Consiliului de administrație al C.A.A./consiliul de administrației al filialei C.A.A. de pe lângă baroul din care face parte Comisia de cenzori al cărui membru este;
c) dacă există interese profesionale/personale comune cu vreun angajat cu atribuțiuni de gestiune a sistemului U.N.B.R./baroului/sistemul C.A.A. din rândul personalului contractual al acestora;
(2) Imediat ce apare o situație ce ar putea greva starea de independență a sa, cenzorul în cauză va completa/modifica declarația prevăzută la alin. (1).
(3) Verifică depunerea declarațiilor de interese și de incompatibilități de către membrii Comisiei Permanente a U.N.B.R./consiliilor barourilor/Consiliului de conducere al I.N.P.P.A. și acuratețea informațiilor conținute de către acestea, conform Normelor emise de Comisia Permanentă a U.N.B.R..
(4) Stabilesc obiectivele activităților de audit/consultanță financiară contractate cu terți specialiști.
(5) Sesizează de îndată organele competente ale profesiei, în vederea aplicării măsurilor legale, în cazul constatării unor acte de indisciplină financiara privind sistemul U.N.B.R./baroului.
(7) Stabilesc datele relevante ce urmează a fi solicitate Președintelui U.N.B.R./Directorului I.N.P.P.A./decanului baroului privind situația veniturilor, a alocărilor și a cheltuielilor bugetare aprobate de Congresul avocaților/adunarea generală a baroului în raport de:
a) contribuțiile lunare obligatorii/facultative ale fiecărui membru din sistemul U.N.B.R./barourilor în forma/cuantumul reglementat/reglementate de Congresul avocaților/consiliul baroului;
b) veniturile realizate din folosirea patrimoniului sistemului în activități economice producătoare de venituri, în condițiile legii;
c) siguranța plasamentelor financiare;
d) dobânzile din plasamente;
e) majorările pentru plata cu întârziere a contribuțiilor lunare obligatorii;
f) donațiile, subvențiile și din alte venituri prevăzute de Lege sau de Statut;
g) cheltuielile privind organizarea și funcționarea sistemului;
h) finanțarea, monitorizarea și analiza eficienței și a rezultatelor economico- financiare ale investițiilor proprii ale U.N.B.R./baroului;
j) organigrame/drepturi salariale sau cele asimilate acestora/fișa postului pentru personalul contractual din sistemul U.N.B.R./barourilor;
k) studiile de specialitate comandate de către Comisia Permanentă a U.N.B.R./consiliul baroului precum și alte cheltuieli prevăzute de Lege sau de Statut.
(7) Veghează asupra încadrării în criteriile de legalitate și de eficiență economico-financiara avute în vedere la momentul aprobării investițiilor cuprinse în programele anuale/multianuale de investiții ale U.N.B.R./baroului.
(8) Participă la formele de pregătire continuă, specifice domeniului de activitate, organizate potrivit curriculei aprobate de către U.N.B.R., din cadrul I.N.P.P.A..
(9) Întocmesc rapoarte/puncte de vedere ori de câte ori le sunt cerute de către organele de conducere ale profesiei, în condițiile Legii și ale Statutului.
Regulamentul tematic privind organizarea și funcționarea comisiilor de cenzori aflate în structura C.A.A. (art. 12) conține detalierea atribuțiilor comisiilor de cenzori în sistemul propriu de pensii.
Astfel, la preluarea mandatului, cenzorii îndeplinesc următoarele atribuțiuni:
1) întocmesc și depun declarații de interese/incompatibilități din care să rezulte:
a) neimplicarea financiara/decizională/consultativă, directă sau indirectă, cu furnizorii de bunuri și de servicii ai sistemului C.A.A.;
b) dacă există interese profesionale/personale comune cu membrii consiliului de administrație;
c) dacă există interese profesionale/personale comune cu vreun angajat cu atribuțiuni de gestiune a sistemului C.A.A. din rândul personalului contractual;
d) obligativitatea ca de îndată ce apare o situație ce ar putea greva starea de independență a sa, cenzorul în cauză va completă/modifica declarația prevăzută la punctele precedente.
2) verifică depunerea declarațiilor de interese și de incompatibilități de către membrii consiliilor de administrație ai C.A.A./filialelor C.A.A. și acuratețea informațiilor conținute de către acestea, conform Normelor emise de U.N.B.R.;
3) stabilesc obiectivele activităților de audit/consultanță financiară contractate cu terți specialiști;
4) sesizează de îndată organele competente ale profesiei, în vederea aplicării măsurilor legale, în cazul constatării unor acte de indisciplină financiara privind sistemul de asigurări sociale și pensii ale avocaților;
5) stabilesc modalitatea și criteriile de selecție a datelor și documentelor în vederea aplicării prevederilor art. 23 din Legea nr. 72/2016;
6) stabilesc datele relevante ce urmează a fi solicitate președintelui C.A.A./președintelui filialei C.A.A. privind situația veniturilor, a alocărilor și a cheltuielilor bugetare aprobate de Congresul avocaților/adunarea generală a filialei în raport de:
a) contribuțiile lunare obligatorii/facultative ale fiecărui membru al sistemului C.A.A., în forma/cuantumul reglementat/reglementate de Consiliul U.N.B.R.;
b) veniturile realizate din folosirea patrimoniului sistemului în activități economice producătoare de venituri, în condițiile legii;
c) siguranța plasamentelor financiare;
d) dobânzile din plasamente;
e) majorările pentru plata cu întârziere a contribuțiilor lunare obligatorii;
f) donațiile, subvențiile și din alte venituri prevăzute de lege sau de Statutul C.A.A.;
g) contravaloarea prestațiilor de pensii și alte drepturi de asigurări sociale plătite în sistemul C.A.A.;
h) cheltuielile privind organizarea și funcționarea sistemului;
i) finanțarea, monitorizarea și analiza eficienței și a rezultatelor economico-financiare ale investițiilor proprii ale sistemului C.A.A.;
j) organigrame/drepturi salariale sau cele asimilate acestora/fișa postului pentru personalul contractual din sistemul C.A.A.;
k) studiile de specialitate comandate de către Consiliu de administrație al C.A.A./filialei C.A.A. precum și alte cheltuieli prevăzute de lege sau de Statutul C.A.A..
7) veghează asupra încadrării în criteriile de legalitate și de eficiență economico-financiară avute în vedere la momentul aprobării investițiilor cuprinse în programele anuale/multianuale de investiții ale sistemului C.A.A.;
8) participă la formele de pregătire continuă, specifice domeniului de activitate, organizate potrivit curriculei aprobate de către UNBR, din cadrul INPPA;
9) întocmesc rapoarte/puncte de vedere ori de câte ori le sunt cerute de către organele de conducere ale profesiei, în condițiile Legii și ale Statutului C.A.A..
2. Derularea activității cenzorilor
Întruniți în prima ședință după validarea alegerii membrilor Comisiilor de cenzori, aceștia, prin vot, își desemnează președintele și vicepreședintele.
Președintele are, în esență, următoarele atribuții:
a) convoacă și conduce ședințele Comisiei;
b) stabilește programul de lucru al Comisiei;
c) reprezintă Comisia în relațiile instituționale cu toate entitățile profesiei și avocații;
d) în caz de urgență, elaborează rapoarte/puncte de vedere preliminare ce vor fi ulterior supuse prezentării și ratificării, în prima ședință a Comisiei, celorlalți cenzori;
e) semnează actele Comisiei;
f) ordonanțează, în funcție de bugetul alocat/stabilit anual, cheltuielile de organizare și de funcționare a activității Comisiei;
g) deleagă și supraveghează activități punctuale, unuia sau mai multor membri ai Comisiei;
h) solicită Comisiei Permanente a U.N.B.R./consiliului baroului/consiliului de administrație aprobarea și bugetarea unor servicii punctuale de consultanță financiară;
i) propune convocarea, de urgență, a Congresului avocaților/adunării generale a baroului, în cazul în care constată deficiențe grave în execuția bugetară, de natură a aduce prejudicii semnificative bunei funcționari a U.N.B.R./baroului/Casei centrale/filialelor.
Printre procedeele de control financiar uzitate în mod curent în practică se numără: studiul general prealabil, controlul documentar-contabil, controlul faptic, controlul total și prin sondaj, analiza economico-financiară. Aceste procedee pot fi folosite în controlul concomitent, succesiv, în același proces sau pot fi folosite separate, apreciind ca necesară o trecere în revistă a acestora, în scopul înțelegerii mecanismelor de control ale sistemului, anterior preluării mandatului.
Activitatea cenzorilor este specializată, implicând cunoștințe specifice de contabilitate și analiză financiară, în vederea realizării unui control eficient, circumscris principiilor și criteriilor de legalitate impuse de lege. Acesta este și rațiunea pentru care în actele normative cu caracter infralegal se prevede obligativitatea participării cenzorilor la cursuri de pregătire profesională (din păcate neorganizate în sistemul propriu până în prezent).
Cenzorii nu au atribuții în ceea ce privește controlul de oportunitate al hotărârilor adoptate de organele de administrare, aceste atribuții aparținând adunărilor generale și Congresului avocaților, ca organe supreme de conducere.
Cenzorii lucrează individual și colectiv, în cadrul comisiei, expunând concluziile proprii în ședințele convocate de președinte. La finalul ședinței, se întocmește procesul verbal de constatare, semnat de președinte și de membrii prezenți, care se înregistrează la organul controlat, un exemplar păstrându-se la mapa de lucru a comisiei.
Potrivit normelor incidente, controlul se realizează la maxim 3 luni, însă practica a arătat că un control eficient ar trebui să se desfășoare lunar, în vederea formării unei viziuni integrate asupra activității entității controlate și corectării eventualelor erori (derulat în consecință, până în prezent, la nivelul Comisiei Centrale de Cenzori a UNBR și a Comisiei de Cenzori a Filialei București și Ilfov a C.A.A) .
Activitatea cenzorilor este circumscrisă unei forme de control preventiv, în care semnalarea unor eventuale nereguli are scopul remedierii acestora pe parcursul exercițiului financiar.
Raportul final al comisiei de cenzori se întocmește anual și se depune anterior descărcării de gestiune realizat de organele supreme de conducere ale profesiei, fiind publicat spre consultare pe paginile de internet proprii. Raportul conține sinteza constatărilor comisiei, fiind document public, asupra căruia organele de conducere (adunările generale și Congresul avocaților) au posibilitatea să adreseze întrebări și să solicite explicații suplimentare organelor de administrare (consilii, la fiecare nivel).
Cenzorii nu fac parte din organele de conducere și administrare, prezența acestora la deliberări și adoptarea hotărârilor nefiind obligatorii, cu excepția hotărârilor ce privesc investițiile, la care este necesară exprimarea punctului de vedere al acestora cu privire la încadrarea în criteriile de legalitate și eficiență economico-financiară cuprinse în programele anuale/multianuale de investiții.
3. Concluzii
Considerațiile expuse sintetic reprezintă o incursiune generică în ceea ce înseamnă activitatea cenzorilor, care surprinde doar principalele elemente ce o alcătuiesc. Experiența personală, dobândită în cursul anilor de activitate profesională în domeniile în care activez, arată că, în realitate, e nevoie de mult mai mult.
În primul rând, de existența unei specializări în domeniul economic, fără de care e aproape imposibil de derulat un control eficient.
În al doilea rând, de o cunoaștere în profunzime a sistemului propriu, a organizării și funcționării, a particularităților acestuia, a normelor legale și infralegale incidente.
Nu în ultimul rând, de o asumare individuală a rolului și locului cenzorului în sistemul organizatoric, a principiilor ce îi guvernează activitatea.
În esență, totul ține de cunoaștere și înțelepciune.
[1] Elaborat de CECCAR, disponibil on line la www.ceccar.ro, aplicabil mutatis mutandis
Conf. univ. Anca Popescu-Cruceru
Avocat, Baroul București
Doctor în economie
Doctor în drept
