« Secţiuni « Articole « RNSJOpiniiPovestim cărţi
Opinii

Dosarul electronic. Puncte pe o hartă virtuală
15.12.2020 | Mihail STĂNESCU-SAS

JURIDICE - In Law We Trust Video juridice
Mihail Stănescu-Sas

Mihail Stănescu-Sas

Se vorbeşte despre dosarul electronic. Discursul imperativ, neclaritățile, fluxul mărit de informaţii şi tensiunea activităţii din instanţe, toate caracteristice perioadei curente, îngreunează conturarea concretă a conceptului de „dosar electronic”. Am găsit benefic în acest context să contribui, într-o formulare sintetică, la conturarea unora dintre coordonatele acestui concept deocamdată fluid, pentru a servi unor reflecţii constructive. Nu cer nimic nimănui, dar mă gândesc că, odată ce o societate conştientizează o nevoie de ordin general şi mijlocul tehnic aflat în puterea ei pentru a o satisface, o raţiune comună îi activează preocuparea de a-l face să funcţioneze. Pentru aceasta însă, ar trebui văzut ce ar putea fi acel mijloc tehnic. În speţă, dosarul electronic.

I. Ce este azi „dosarul electronic”?

1. „Dosarul electronic” nu este deocamdată dosarul cauzei. Acesta din urmă a rămas exclusiv o colecţie de acte procedurale şi de înscrisuri în format fizic (pe hârtie) aparţinând unei cauze. Tot ce se află în altă parte nu este „la dosar”. Prin urmare, nu există un adevărat „dosar electronic”. Ceea ce se desemnează prin această expresie nu conţine dosarul cauzei şi nici măcar o copie a acestuia. Aşa-zisul „dosar electronic” este deocamdată un spaţiu virtual în care s-ar putea afla copii ale unor acte procedurale şi, eventual, unele dintre înscrisurile depuse la dosar în format fizic, precum şi (mai rar) documente semnate electronic. Este vorba despre aşa-numita „arhivare electronică a dosarelor”, care se face „în funcţie de resursele disponibile”[1].

2. Numai instanţa poate încărca documente în „dosarul electronic” actual. În acest scop, unele dintre actele procedurale şi înscrisurile depuse în format fizic sunt în prealabil scanate de către instanţă. Nu există vreo garanţie că aceste documente sunt scanate complet sau că nu există şi altele la „dosarul cauzei”. La acestea se adaugă unele documente create de instanţă în programul „Ecris”: încheieri şi alte hotărâri judecătoreşti, adrese, mandate de aducere etc.; cu excepţia hotărârilor de dezînvestire care sunt şi scanate, semnarea acestor documente nu rezultă însă decât din dosarul în format fizic.

3. „Dosarul electronic” conţine şi înscrisurile însuşite prin semnătură electronică depuse de părţi sau de alţi participanţi la proces, precum şi cele emise de instanţă, cum sunt cele privind comunicarea actelor de procedură în format electronic[2]. Toate aceste înscrisuri semnate electronic nu au, de lege lata, un spaţiu în care să fie păstrate potrivit naturii lor, astfel că, de facto, sunt păstrate în „dosarul electronic”, precum şi, în copie, în „dosarul cauzei”. Prin urmare, înscrisurile semnate electronic nu se găsesc la „dosarul cauzei”, în sensul său de colecţie de documente în format fizic. Pentru a exista un loc de valoare egală dosarului cauzei şi pentru documentele semnate electronic, potrivit naturii lor (pentru că este imposibil ca un înscris semnat electronic să fie depus la dosarul fizic altfel decât în copie), ar fi nevoie ca „dosarul cauzei” să aibă concomitent două forme: cea fizică şi cea electronică.

4. În condiţiile în care, cel puţin pentru a încorpora înscrisurile semnate electronic, dosarul cauzei ajunge oricum să includă dosarul electronic şi este de aşteptat ca practica semnăturii electronice să se extindă, pare destul de clar că proporţia documentelor în format fizic va scădea în favoarea celei a documentelor semnate electronic. Prin urmare, dosarul electronic va deveni practic „dosarul cauzei”, iar cel în format fizic va deveni preponderent doar o colecţie de copii ale înscrisurilor semnate electronic, aflate în dosarul electronic. Evoluţia de la dosarul în formă fizică spre dosarul electronic este astfel uşor de prevăzut. Ea va fi mai lungă sau mai scurtă, printre altele, în funcţie de măsura în care se înţelege (sau se prefigurează) la ce ar folosi această evoluţie şi cum ar putea fi acel dosar electronic care să marcheze un progres real în privinţa organizării judiciare, contribuind la un acces la justiţie mai facil şi la o activitate judiciară mai eficientă.

II. La ce ar folosi dosarul electronic?

1. Pe scurt, dosarul electronic ar servi funcţionării eficiente a justiţiei. Părţile ar dobândi acces permanent la dosarul cauzei (în original), putându-l studia în orice loc s-ar afla şi la orice oră, ceea ce ar face inutilă deplasarea în acest scop la arhiva instanţei. Părţile ar putea formula cereri şi ar putea depune înscrisuri indiferent de oră şi de locul în care se află, după cum ar putea observa imediat că acestea au ajuns în dosar. Părţile ar putea participa la şedinţa de judecată fără a fi prezente fizic la instanţă şi ar putea descărca din dosarul electronic o copie audio-video a dezbaterilor, indiferent dacă şedinţa s-a desfăşurat faţă în faţă sau prin videoconferinţă. Timpul necesar părţilor pentru a participa la procedura judiciară s-ar reduce la minimul impus de particularităţile obiective ale cauzei. O serie de formalităţi sau practici ar deveni desuete: eliberarea certificatelor de rol sau de pe minută, legalizarea hotărârilor în format fizic, depunerea actelor procedurale şi a înscrisurilor în multiplu exemplar, expedierea acestora către instanţă cu confirmare de primire. Evident, toate aceste considerente vizând părţile sunt valabile mutatis mutandis şi în ceea ce priveşte avocaţii, consilierii juridici, experţii judiciari, procurorii şi, desigur, judecătorii.

2. Dosarul electronic, cuplat cu posibilitatea desfăşurării şedinţei de judecată prin videoconferinţă, ar contribui la scurtarea duratei unora dintre procese, prin redefinirea imposibilităţii de participare la judecată. Un avocat din Timişoara ar putea participa în aceeaşi zi la o şedinţă de judecată a unei instanţe din Constanţa şi la o alta a unei instanţe din Suceava, nemaimenționând timpul şi fondurile materiale pe care le-ar economisi dacă ar decide să nu facă niciuna dintre deplasările altfel necesare în acest scop. În aceleaşi condiţii, orice participant la proces care s-ar afla, de exemplu, în carantină sau care din alte motive ar fi împiedicat să se prezinte la instanţă şi-ar putea exercita, respectiv îndeplini de la distanţă, drepturile şi îndatoririle legate de activitatea judiciară. Acest lucru ar fi posibil tocmai pentru că cel în cauză, având acces la dosarul electronic, poate verifica personal de la distanţă, de exemplu, dacă toate părţile au fost citate, dacă s-a depus raportul de expertiză, dacă o instituţie publică a răspuns la solicitarea instanţei de a comunica informaţii sau înscrisuri.

3. În privinţa instanţelor, unele măsuri de prevenţie sanitară aplicate în contextul pandemiei de coronaviroză au relevat vulnerabilitatea acestora. După ce activitatea judiciară a fost în mare parte suspendată în cele două luni ale stării de urgenţă din anul curent, a fost şi este afectată de o multitudine de cazuri de infectare cu SARS-CoV-2. În principiu, aşa-zişii „contacţi” tipici ai unui judecător astfel infectat sunt, de multe ori, colegii de complet şi cei de birou, astfel încât se poate ajunge la izolarea sau la „carantinarea” mai multor judecători, imprevizibilă într-un termen rezonabil, necesar unor măsuri de organizare a completurilor. Până să se ajungă la cazul extrem al suspendării activităţii instanţei, chiar şi un singur caz de infectare poate antrena absenţa mai multor judecători, ceea ce îi obligă pe ceilalţi la o muncă suplimentară care, după ce că sporeşte riscul de infectare în ceea ce îi priveşte, nu poate avea efecte benefice nici asupra activităţii judiciare, din cauza supraîncărcării. Or, dacă „dosarul cauzei” ar fi chiar dosarul electronic, iar dezbaterile s-ar putea desfăşura prin videoconferinţă, judecătorii aflaţi, de exemplu, în carantină, ar putea studia dosarele şi ar putea desfăşura activitatea de judecată (chiar dacă s-ar amâna puținele cauze în care la acel termen ar fi trebuit, de exemplu, prelevate mostre de scris)[3]. Evident, această soluţie s-ar putea generaliza în timpul unei situaţii de criză, mai ales în cazul instanţelor situate în localităţi aflate în carantină, când menţinerea sănătăţii şi asigurarea funcţionării instanţei este mai importantă decât reuniunea fizică la sediul acesteia. Dacă ar fi existat dosarul electronic şi posibilitatea desfăşurării şedinţelor prin videoconferinţă, suspendarea activităţii de judecată din perioada stării de urgenţă ar fi avut o amploare minimă.

III. Cum ar fi un dosar electronic adevărat?

1. Dosarul electronic ar fi însuşi dosarul cauzei, chiar dacă ar continua să aibă şi o extensie în format fizic, destinată în principal actelor procedurale şi înscrisurilor depuse în acest format, care sunt scanate și încărcate în dosarul electronic. Părţile care nu au acces la mijloace tehnice necesare studierii dosarului electronic ar putea solicita ca instanţa, cu titlu gratuit, să depună la dosarul în format fizic anumite documente aflate în dosarul electronic. Astfel, dosarul electronic îşi va atinge scopul fără a se transforma într-un dezavantaj pentru nimeni. În schimb, instanţa ar fi obligată să depună la dosarul electronic copii ale tuturor actelor procedurale şi înscrisurilor depuse în format fizic. În acest fel dosarul electronic ar cuprinde absolut toate actele procedurale şi înscrisurile, în vreme ce restul de dosar, în format fizic, le-ar cuprinde numai pe acelea depuse în format fizic şi, la cererea expresă a unei părţi, copii ale celor din dosarul electronic. Dezbaterile s-ar purta asupra dosarului electronic, aflat, concomitent şi în original, la dispoziţia părţilor şi a instanţei; prin excepţie, dacă una dintre părţi ar solicita, i s-ar pune la dispoziţie, în dosarul în format fizic, o copie a documentelor din dosarul electronic.

2. Accesul la dosarul electronic s-ar acorda automat, ca urmare a indicării de către parte şi/sau de către avocat, consilier juridic, expert etc. a adresei sale de poştă electronică[4], la care va fi trimis codul de acces valabil pentru dosarul respectiv. Nu ar fi necesară o cerere expresă în acest sens, de vreme ce s-a indicat adresa de poştă electronică. Bifarea în programul informatic de gestiune a dosarelor a unei căsuțe corespunzătoare adresei de poştă electronică ar conduce la expedierea codului de acces către partea sau reprezentantul care și-a indicat-o. Comunicarea, de exemplu, a cererii de chemare în judecată către pârât s-ar face tot prin agent procedural sau prin poştă, până când acesta şi-ar indica adresa de poştă electronică. Astfel, s-ar preveni situaţiile în care pârâtului i s-ar face inutil comunicări în considerarea unei adrese de poştă electronică şi/sau a unui număr de telefon inactive sau pe care nu le foloseşte. Aşadar, accesul la dosarul electronic s-ar acorda, automat, printr-un cod de acces, doar părții sau avocatului, consilierului juridic etc., care, având calitate procesuală sau de reprezentant, a indicat-o ca fiind a sa, urmând ca celelalte părți să procedeze la fel, la rândul lor, pentru a primi codul de acces. Aceasta este o facilitate de care partea trebuie să poată beneficia doar dacă doreşte, iar nu forţat sau fictiv. Lipsa de interes în acest sens nu ar împiedica judecata, aşa cum nici în prezent neconsultarea dosarului în format fizic nu o împiedică.

3. În sine, accesul la dosarul electronic nu ar putea suplini procedura de comunicare a actelor de procedură, astfel încât împrejurarea că un astfel de act a fost depus la dosarul electronic nu ar echivala cu comunicarea lui, nici măcar către părţile care au acces la el; nimeni nu poate fi ţinut să-şi verifice zilnic dosarul electronic. Cu toate acestea, la depunerea înscrisurilor şi a actelor procedurale, sistemul ar putea emite automat notificări către celelalte părţi, prin poşta electronică; când părţile accesează documentul, sistemul ar salva în dosarul electronic o dovadă acestui fapt, cu indicarea datei accesării, care se consideră a fi data comunicării (astfel cum are loc şi în prezent atestarea accesării documentelor comunicate prin TDS, lăsând la o parte că aceasta nu se face automat).

4. Depunerea documentelor de către părţi ar putea fi configurată astfel încât să necesite alegerea unui tip de act (precum cerere de chemare în judecată, întâmpinare, propunere de probe, concluzii scrise), astfel încât organizarea acestora să fie cât mai transparentă. Conformitatea cu originalul a înscrisurilor depuse (în format electronic) s-ar face fie prin aplicarea semnăturii electronice pe acestea, fie printr-o menţiune expresă în acest sens în cuprinsul unui act de procedură astfel însuşit. Actele procedurale ar putea fi semnate, de regulă, electronic: cererea de chemare în judecată, întâmpinarea, concluziile sau notele scrise, declaraţia de abţinere, minuta, hotărârea judecătorească, raportul de expertiză.

5. Dosarul electronic ar conţine şi fişierele audio-video cuprinzând dezbaterile din şedinţa de judecată, ţinută fie faţă în faţă, fie prin videoconferinţă. Dosarul electronic ar conţine şi toate rezoluţiile, notele, referatele şi menţiunile judecătorilor şi grefierilor în legătură cu actele de procedură, precum acordarea termenului, stabilirea celorlalte măsuri din cursul etapei scrise a procesului civil, referate de perimare, note telefonice. Ar fi ideal ca rezoluţiile tipice (comunicarea întâmpinării, acordarea termenului, solicitarea de suplinire a lipsurilor cererii de chemare în judecată) să poată fi făcute prin bifarea unor căsuţe, cu spaţii de text aferente, alături de care s-ar reţine data şi numele celui care le-a bifat. Ar fi mult mai uşor pentru utilizatori să vadă toate aceste rezoluţii în partea introductivă a dosarului electronic, pe toate la un loc, în ordine cronologică, decât să deschidă fiecare rezoluţie în parte, ca document separat.

6. S-ar putea lua în discuţie, cel puţin în cazul instituţiilor publice şi al profesioniştilor (persoanele juridice, avocaţii, executorii judecătoreşti, notarii publici etc.), instituirea obligației de a depune, eventual cu excepţia situaţiilor intempestive, numai înscrisuri semnate electronic, dreptul de a semna pe hârtie fiind rezervat doar persoanelor fizice, înţelegând că printre acestea vor exista întotdeauna unele care nu pot avea acces la dosarul electronic. Deşi ideea este în sine rezonabilă şi ar fi bine să fie luată în considerare în cele din urmă pentru evitarea supraîncărcării personalului arhivelor, precum şi a grefierilor de şedinţă, cu operaţiunile materiale de scanare a documentelor, accentul ar trebui pus, în cazul profesioniştilor, pe relevarea avantajelor semnăturii electronice, eventual rezervând obligativitatea acesteia, la început, doar pentru instituţiile publice.

7. Implementarea dosarului electronic ar necesita instituirea unor reguli specifice: de exemplu, să se interzică depunerea aceluiaşi document de mai multe ori, existând însă posibilitatea de a-l completa sau de a-l revizui în condiţii procedurale. Astfel de detalii tehnice nu necesită însă acum un inventar şi nici vreo analiză aprofundată. Important este de reținut că un adevărat dosar electronic va exista atunci când chiar el va fi „dosarul cauzei”, eventual însoțit, în funcție de specificul acesteia și în limita necesității obiective, de o extensie în format fizic al cărei conținut original să fie scanat şi depus în dosarul electronic.

Implementarea dosarului electronic nu poate fi desăvârşită de pe zi o pe alta, ci abia când va fi trecut suficient de mult timp pentru ca toate dosarele aflate pe rol să fie „electronice”. Durata unora dintre procedurile judiciare demonstrează, urmând prin analogie experienţa punerii în aplicare a noului Cod de procedură civilă, că este nevoie de mulţi ani până când o întreagă „şedinţă”[5] să cuprindă numai dosare electronice, adică dosare care au fost de la început electronice, deci sunt „originale”. Dar fără un început nu se poate face nimic, iar un început ezitant nu ar fi decât un start ratat.


[1] De exemplu, aceasta este prevăzută la art. 50 alin. 1 lit. n) din Regulamentul de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti, aprobat prin Hotărârea Consiliului Superior al Magistraturii nr. 1375/2015, M. Of. nr. 970/28 decembrie 2015.
[2] Claudiu Drăgușin, Cosmin Sterea-Grossu, Citarea şi comunicarea actelor de procedură prin e-mail în materie civilă.
[3] Este adevărat că în cadrul unei ședințe desfășurate prin videoconferință nu se poate face chiar tot, ci doar aproape tot. Este nevoie de o ședință cel puțin parțial față în față pentru a lua mostre de scris sau de semnătură, în cadrul procedurii falsului. Părțile ar putea insista în mod legitim ca audierea unor martori să se facă cu aducerea acestora în fața judecătorilor, dacă acest lucru este posibil și aceștia din urmă îl consideră necesar pentru a analiza sinceritatea martorilor. În alte cazuri, organizarea unei videoconferințe cu toate părțile ar putea fi împiedicată din cauza rezistenței sau a pasivității unora dintre acestea sau a unora dintre reprezentanții lor, care ar putea refuza expres sau tacit să intre astfel în legătură cu instanța. Este de discutat dacă s-ar putea institui obligația de a participa la ședința organizată prin videoconferință, odată ce instanța a stabilit acest lucru, fie după ascultarea părților, fie aplicând o prezumție relativă de acceptare din partea lor, însă această chestiune excedează cadrul acestei expuneri.
[4] Adresa de poștă electronică este în fond suficientă, nefiind necesar și numărul de telefon, care este solicitat în prezent în vederea transmiterii prin SMS a unui cod unic pentru fiecare acces. Este posibil ca numărul de telefon să fi fost considerat util în ideea protejării utilizatorului în ipoteza în care codul transmis prin poștă electronică ar ajunge la cunoștința altei persoane.
[5] Dincolo de sensul propriu al cuvântului, „şedinţa” desemnează, în jargonul judiciar, totalitatea dosarelor instrumentate de un judecător sau de un complet într-o zi, în expresii precum „a studia/a aduce şedinţa”.


Jud. Mihail Stănescu-Sas, Curtea de Apel Constanţa, Secţia I civilă

 
Secţiuni: Articole, Content, Opinii, Selected, Sistemul judiciar | Toate secţiunile
Cuvinte cheie: , , ,
Vă invităm să publicaţi şi dvs., chiar şi opinii cu care nu suntem de acord. JURIDICE.ro este o platformă de exprimare. Publicarea nu semnifică asumarea de către noi a mesajului. Totuşi, vă rugăm să vă familiarizaţi cu obiectivele şi valorile Societătii de Stiinţe Juridice, despre care puteti ciţi aici. Pentru a publica vă rugăm să citiţi Condiţiile de publicare, Politica privind protecţia datelor cu caracter personal şi să ne scrieţi la adresa de e-mail redactie@juridice.ro!

Lex Discipulo Laus Încurajăm utilizarea RNPM - Registrul Naţional de Publicitate Mobiliară Securitatea electronică este importantă pentru avocaţi
Mesaj de conştientizare susţinut de FORTINET
JURIDICE utilizează SmartBill

Faci un comentariu sau dai un răspuns?

Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.

Important: Descurajăm publicarea de comentarii defăimatoare. Vor fi validate doar comentariile care respectă Politica JURIDICE.ro şi Condiţiile de publicare.


.
PLATINUM Signature      

PLATINUM  ACADEMIC

GOLD                        

VIDEO   STANDARD