Dosarul electronic – analiza prezentului prin prisma necesității, utilității și dificultăților

Cosmin Sterea-Grossu

Claudiu Drăgușin

Revenim la un subiect devenit fierbinte în vremea pandemiei, acela al nevoii digitalizării sistemului judiciar, şi insistăm astăzi asupra dosarului electronic.

Tot mai multe instanțe din țară au implementat această idee, într-o formă sau alta, justițiabilii având acces la ea prin intermediul propriului dispozitiv (telefon sau calculator), fie prin introducerea unui cod primit pe citație, fie prin autentificare în baza unui cod primit prin SMS.

Pe termen scurt, implementarea dosarului electronic îngreunează și chiar blochează activitatea compartimentelor auxiliare ale instanțelor, ca urmare a atribuțiilor suplimentare şi a lipsei de personal auxiliar. Cu toate acestea, pe termen lung, facilitarea accesului la dosar în mod electronic aduce extrem de multe beneficii.

Nevoia de digitalizare a dosarului fizic este evidentă, iar avantajele sunt incontestabile, atât din perspectiva justițiabililor, cât și din perspectiva celorlalți participanți la actul de justiție. Spre exemplu, putem indica aici, ca fiind cel mai evident efect, debirocratizarea. Apoi, punctual vorbind, este previzibil să aibă loc o eficientizare a compartimentului arhivă ca urmare a faptului că tot mai puțini petenți se vor deplasa fizic să studieze dosarele (din perspectivă internă a sistemului de justiţie).  În continuarea lanțului cauzal, această eficientizare va permite instanțelor de judecată să crească operativitatea în alte zone de activitate, prin redistribuirea resurselor umane, multe dintre instanțe confruntându-se cu problema unui personal subdimensionat. Nu poate fi ignorat nici beneficiul adus judecătorilor și grefierilor care vor putea studia și concepe lucrările concomitent și din orice loc.

Multe instanțe din țară au început implementarea dosarului electronic, fiind utilizate în prezent, două variante: una dezvoltată de specialiștii IT ai Tribunalului Arad, intitulată TDS^[1], distribuită și la nivelul Bucureştiului, și alta dezvoltată de Curtea de Apel Cluj, intitulată InfoDosar^[2], distribuită, de asemenea, și în cadrul altor curți de apel.

În plus, pe lângă aceste soluții au fost dezvoltate și soluții punctuale referitoare la alte aspecte ale digitalizării instanțelor, cum ar fi:

– vizualizarea în timp real a informațiilor cu privire la desfăşurarea şedinţelor de judecată, implementată la Tribunalul București^[3];

– solicitarea online a certificatelor de grefă sau a legalizării hotărârilor judecătorești, implementată la Tribunalul București^[4];

– posibilitatea depunerii oricăror acte de procedură referitoare la un dosar înregistrat utilizând un formular online, soluție implementată la nivelul Curții de Apel Iași^[5];

–  solicitarea online a accesului la dosarul electronic, implementată la Curtea de Apel Constanța^[6].

Singura informație pe care am identificat-o referitoare la implementarea unui dosar electronic la nivel național este regăsită într-un comunicat al ministrului justiției din ianuarie 2019^[7] prin care a arătat că se achiziționează echipamente IT ce vor facilita extinderea la nivel național a Dosarului electronic (InfoDosar – versiunea dezvoltată și pilotată anterior) și totodată va asigura funcționarea sigură și fiabilă a actualului sistem ECRIS, până la punerea în producție a noii versiuni a acestuia.

Deși din conținutul mesajului pare că implementarea la nivel național a dosarului electronic este un proces de modernizare demarat deja, în realitate, tot ce s-a oferit a fost achiziționarea de echipamente hardware, nu și asumarea unui sistem software unic privind dosarul electronic.

În prezent, aceste echipamente au fost deja achiziționate și distribuite la instanțele din țară, fiind foarte utile sistemului, însă din păcate ele nu au acoperit decât parţial necesarul de calculatoare și scannere perfomante care să permită scanarea rapidă a documentelor.

Nevoia unui dosar electronic bine pus la punct s-a acutizat odată cu emiterea Decretului Preşedintelui României nr. 195/2020 de instituire a stării de urgenţă și, totodată, au devenit vizibile neajunsurile sistemului dosarului electronic, sesizate în mai multe rânduri de avocați și de părți.

Aceste neajunsuri se referă fie la întârzieri în scanarea și afișarea documentelor trimise de părți, acestea nefiind procesate în timp real, fie la faptul că dosarul electronic nu este o copie fidelă a dosarului fizic, lipsind dovezi de comunicare, rezoluții ale judecătorului etc.

Pe bună dreptate, conceptul de dosar electronic este în curs de maturizare și, cât timp dosarul electronic nu reprezintă o copie fidelă și în timp real a dosarului aflat pe masa judecătorului, acesta nu poate fi un instrument fiabil și demn de încredere.

În vederea înlăturării acestor deficiențe, la nivelul Judecătoriei Sectorului 4 s-a dezvoltat deja un modul care să permită grefierilor din cadrul  compartimentului Registratură încărcarea cu ușurință în dosarul electronic a documentelor scanate. Utilizându-se acest modul, în două zile au fost încărcate aproximativ 3000 de documente ce erau deja scanate, fiind rezolvată problema întârzierii în afișarea documentelor trimise.

De asemenea, tot la nivelul Judecătoriei Sectorului 4, s-a implementat o macheta de generare a rezoluțiilor judecătorului care, în ultima versiune a acesteia, asigură publicarea în timp real a fiecărei rezoluții generate în dosarul electronic. În acest mod, părțile care s-au înrolat la dosarul electronic află instant termenul de judecată acordat, obligațiile pe care trebuie să le îndeplinească sau orice alte măsuri pe care le dispune judecătorul cauzei prin rezoluția dată.

Referitor la încărcarea în dosarul electronic a dovezilor de comunicare și a altor documente standardizate, specialiștii IT ai Curții de Apel de Galați au dezvoltat, în cadrul pachetului de aplicații informatice CITNET, un software care permite urcarea automată a acestor documente^[8] în aplicaţia ECRIS, cu consecinţa punerii lor la dispoziţia părţilor în dosarul electronic.

Așadar, pe lângă dezvoltarea a două sisteme de dosar electronic în paralel, denumite de către dezvoltatori InfoDosar și TDS, s-au dezvoltat și aplicații conexe care să ajute la ajute la scanarea și încărcarea documentelor în sistem.

Este de remarcat faptul că toate aceste soluții au fost concepute individual şi au fost rezultatul unor inițiative locale, mai exact a conducerilor instanțelor cu suportul tehnic al departamentelor de IT sau câteodată, chiar la iniţiativa lor, fără ca Ministerul Justiţiei să asume, ca reprezentant al statului, activitatea de a realiza o viziune integrată asupra întregului sistem.

Conștienţi de complexitatea și dificultatea realizării de aplicații și catalogând drept benefic orice demers individual de digitalizare a activității din justiție, fără a aduce vreo critică dezvoltatorilor acestor soluții, trebuie constatat că efectul principal al aceste stări de lucruri caracterizate de lipsa de coordonare la nivel central îl constituie crearea de aplicații, în paralel, cu multe similitudini între ele, ceea ce se traduce, în esenţă, printr-o risipă de resurse.

În plus, această lipsă de coordonare se răsfrânge negativ și asupra facilităţii accesului părţilor şi avocaţilor la aceste soluții având în vedere că fiecare dintre ele are o interfață de utilizare diferită.

Trebuie menționat că în prezent se află în derulare un contract acordat de Ministerul Justiției având ca obiect servicii de consultanță și expertiză și furnizare software și hardware pentru modulul pilot, necesare în vederea realizării analizei la nivel macro în vederea dezvoltării noului sistem electronic de management al cauzelor ECRIS în cadrul proiectului „Dezvoltarea și implementarea unui sistem integrat de management strategic la nivelul sistemului judiciar – SIMS”.^[9]

Sperăm ca toate aceste soluții individuale să se regăsească în cadrul analizei ce va fi întocmită de prestator, pentru ca acestea să se regăsească și în caietul de sarcini ce va fi întocmit pentru noul sistem electronic de management al cauzelor ECRIS.

Cu toate acestea, ținând cont că în prezent se realizează doar o analiză a necesarului de instrumente ce urmează a fi cuprinse în noul ECRIS, procesul elaborării acestui nou sistem va fi, cu siguranță, unul de durată.

În concluzie, subliniem din nou^[10] nevoia de implicare a statului român, prin intermediul Ministerului Justiţiei, pentru preluarea coordonării efortului privind introducerea soluţiilor informatice în instanţe.

Toate aplicațiile dezvoltate sunt de o reală utilitate pentru instanțe și au fost concepute în urma analizei neajunsurilor cu care se confruntă sistemul însă, în lipsa unei coordonări, toate aceste eforturi de modernizare a justiției vor rămâne pe plan local, iar destinatarii serviciului public oferit vor beneficia sau nu strict în funcție de locul judecăţii.

^[1] https://doc.tribunalularad.ro/autentificare
^[2] https://www.curteadeapelcluj.ro/index.php/dosare/info-dosar.html
^[3] http://sedinte.tmb.ro/
^[4] http://legalizare.tmb.ro/
^[5] https://ca-iasi.ro/index.php/main/view/upload_files
^[6] https://www.curteapelco nstanta.eu/FORMULAR/form.html
^[7] https://www.juridice.ro/623385/implementarea-la-nivel-national-a-proiectului-dosarul-electronic.html
^[8] https://www.facebook.com/curteadeapelgalati/posts/921911021526540
^[9] http://e-licitatie.ro/pub/notices/c-notice/v2/view/100021726
^[10] https://www.juridice.ro/679024/inteligenta-artificiala-si-domeniul-juridic-in-timpul-carantinei.html

Jud. Cosmin Sterea-Grossu
Jud. Claudiu Drăguşin

Citeşte mai mult despre Claudiu DRĂGUŞIN, Cosmin STEREA-GROSSU, dosar electronic, justitiabil, Tribunalul Bucuresti! Pentru condiţiile de publicare pe JURIDICE.ro detalii aici.

Urmăriţi JURIDICE.ro şi pe LinkedIn  WhatsApp  Threads  Google News 

(P) JURIDICE.ro foloseşte şi recomandă SmartBill.