1,844 citiri

Întâlniri în vremea pandemiei: ce soluții există pentru persoanele juridice?

Începând din acest moment, putem spune că ciuma a devenit problema noastră, a tuturor” – Albert Camus, Ciuma

”În toate situațiile de urgență și în toate modificările care desființează rutinele vechi, optimiștii speră să transforme lucrurile în beneficiul lor.” – Roger Scruton, The Uses of Pessimism: And the Danger of False Hope

Deși în ultimii ani am citit o mulțime de cărți despre inteligența artificială, al căror mesaj clar era că viitorul nivel la care va trece societate sau lumea va fi cel al digitalizării, că ultimele ființe umane semnificative sunt inventatorii AI, că marea problemă cu care se va confrunta lumea digital va fi securitatea datelor stocate, nu mi-am imaginat niciodată că trecerea la noul nivel se va face printr-o pandemie.

Pandemia provocată de virusul SARS-CoV-2 (COVID-19) nu a schimbat doar viața persoanelor fizice, ci și viața persoanelor juridice.

Distanțarea socială impusă prin Ordonanța militară nr. 2/2020[1] și restrângerea libertății de circulație a persoanelor fizice prin Ordonanța militară nr. 3/2020[2] împiedică participarea fizică la adunările generale ale asociaților sau ale organelor colegiale de administrare ale persoanelor juridice. Prin urmare, organizarea și desfășurarea adunărilor generale și a întâlnirilor consiliilor de administrare, de supraveghere sau a consiliilor directoare, după caz, sunt paralizate în această perioadă.

I. Ce prevede legea?

A. Societățile

1. Societățile pe acțiuni

a. Potrivit art. 111 din Lega societăților nr. 31/1990, adunarea generală ordinară a acționarilor se întrunește cel puțin o dată pe an, în cel mult cinci luni de la încheierea exercițiului financiar. Regula în societățile pe acțiuni este că adunările generale presupun prezența fizică a acționarilor la locul și data stipulate în convocare (art. 112,115 și 120). În cazul societăților închise cu acțiuni nominative, prin actul constitutiv se poate stipula votul prin corespondență (art. 122).

b. Convocarea trebuie să respecte cerințele legale privind termenul, publicarea, comunicarea și conținutul prevăzute în art. 117 din Legea nr. 31/1990. În ipoteza în care toate acțiunile sunt nominative, comunicarea convocării se poate face doar prin scrisoare recomandată sau, dacă actul constituiv prevede, prin scrisoare eletronică, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă, expediată la adresa acționarului cu cel puțin 30 de zile înainte de data ținerii adunării. Aceste două moduri de convocare nu pot fi folosite dacă sunt interzise prin actul constitutiv sau prin dispoziții legale.

c. Încălcarea obligației de convocare a adunării generale în cazurile prevăzute de lege constituie infracțiune (art. 275 alin. 1 lit. b din Legea nr. 31/1990).

d. Întrunirile consiliul de administrație, ale directoratului sau ale consiliului de supraveghere presupun prezența fizică a membrilor săi (art. 153 ind. 20 alin. 1, 2 și 3 din Legea nr. 31/1990). De la această regulă se poate deroga prin actul constitutiv, stipulându-se că întrunirile pot avea loc și prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanță, precizându-se felul acestora (art. 153 ind. 20 alin. 4 din Legea nr. 31/1990). De asemenea, actul constitutiv poate limita categoriile deciziilor ce pot fi adoptate în aceste condiții și poate să prevadă un drept de a se opune la o astfel de procedură în favoarea unui număr determinat de membri ai organului respectiv. Art.153 ind. 20 alin. 5 din Legea nr. 31/1990 stipulează că mijloacele de comunicare la distanță trebuie să întrunească condițiile tehnice necesare pentru identificarea participanților, participarea efectivă a acestora la ședință și retransmiterea deliberărilor în mod continuu.

3. Art. 92 din Legea nr. 24/2017 privind emitenții de instrumente financiare și operațiuni de piață prevede că emitenții pot permite acționarilor orice formă de participare la adunarea generală prin mijloace electronice. Totodată, prevede votul prin corespondență.

2. Societățile cu răspundere limitată

a. Art. 191 din Legea nr. 31/1990 prevede că hotărârile se adoptă fie în adunarea generală, care presupune participarea fizică a asociaților, fie prin corespondență, adică la distanță.

b. Convocarea se face în forma prevăzută în actul constitutiv, iar în lipsa unei dispoziții special, se face prin scrisoare recomandată, cu cel puțin 10 zile înainte de ziua fixată pentru desfășurarea adunării.

B. Asociațiile și fundațiile

Potrivit Ordonanței Guvernului nr. 26/2000, regulile de organizare și funcționare a adunării generale a asociației (art. 21 alin. 5) și a consiliului director al asociației (art. 24 alin. 3) sau al fundației (art. 29 alin. 3), după caz se stabilesc prin statut.

***

În prezent, problemele stringente ale societăților sunt convocarea adunărilor generale pentru discutarea, aprobarea sau modificarea situației financiare anuale și fixarea dividendului și depunerea situațiilor financiare anuale aprobate la unităîile teritoriale ale Ministerului de Finanțe. La aceasta se adaugă, după caz, pronunțarea asupra gestiunii administratorilor și stabilirea bugetului de venituri și cheltuieli, și după caz, programul de activitate pe următorul exercițiu financiar. Însă cu aceste probleme, cu excepția fixării dividendului, se confruntă și persoanele juridice fără scop lucrativ, după caz.

Desigur, pe perioada stării de urgență pot interveni și alte situații care să necesite convocarea și adoptarea unei hotări a adunării generale a asociaților sau acționarilor ori întrunirea organelor colegiale de administrare.

Nevoia persoanelor juridice de a funcționa în vremea pandemiei a fost deja identificată de diverși producători de programe IT, care s-au grăbit să creeze programe informatizate și să le ofere spre vânzare. Oricât de atractive ar fi aceste produse, oricât de seducătoare ar fi soluția tehnică, în lipsa unei soluții legale, în lipsa prevederilor legale sau statutare referitoare la adunările ori întrunirile dematerializate, validitatea hotărârilor AGA sau a hotărârilor consiliului de administrație, director sau de supraveghere, după caz, adoptate în această perioadă prin mijloace electronice este contestabilă. Prin urmare, validitatea poate fi pusă în discuție printr-o acțiune în constatarea nulității sau anularea hotărârii AGA, conform art. 132 din Legea nr. 31/1990 sau art. 216 C. civ., după caz.

După cum se poate observa, legislatorul nostru a preferat soluția participării fizice la adunările generale și în întrunirile organelor colegiale de administrare, fiind prea puțin preocupat de adunările sau întrunirile ”dematerializate”, de aplicarea inteligenței artificiale în viața persoanelor juridice. Dacă nici actele constitutive sau statutele persoanelor juridice nu conțin reguli privind adunările sau întrunirile virtuale, în condițiile legii, după caz, atunci trebuie căutate urgent soluții.

II. Ce soluții ?

În acest moment soluțiile care se pot contura pentru ca persoanele juridice să funcționeze sunt următoarele:

1. Intervenția urgentă a legislatorului pentru prorogarea temenelor legale privind aprobarea situațiilor financiare anuale, plata dividendelor, depunerea situațiilor financiare anuale. Această soluție ar răspunde ipotezei în care persoanele juridice nu dispun de infrastructura necesară care să asigura organizarea și desfășurarea adunărilor sau întrunirilor demateralizate. Probabil că un număr semnificativ de persoane juridice se află în această ipoteză.

2. Intervenția urgentă a legislatorului în sensul stabilirii regulilor de funcționare a adunărilor generale și a organelor colegiale de administrare a persoanelor juridice pe durata stării de uregnță sau a pandemiei: a) durata de aplicare a acestor reguli; b) validitatea adunărilor/întâlnirilor fără prezență fizică, chiar dacă actul constaitutiv le interzice; c) utilizarea mijloacelor electronice pentru convocarea și desfășurarea adunărilor generale ale asociaților sau a întrunirilor organelor colegiale de administrare (care sunt mijloacele? – teleconferință sau videoconferință -, cine are competența de a alege mijloacelor electronice? – ar trebui ca alegerea să aparțină celui care are obligația de convocare -, cum sunt informați asociaații/acționarii/administratorii despre modificarea regulilor de convocare și/sau desfășurarea adunărilor/întrunirilor?); d) utilizarea doar a mijloacelor electronice care asigură identificarea participanților, participarea efectivă la întrunire și difuzarea simultană a deliberărilor; e) utilizarea platformelor de vot securizate; f) difuzarea simultană online, video și/sau audio, pe site-ul societății sau pe o altă platformă; g) organizarea adunărilor generale fără secretariatul ședinței prin prezența fizică a unor asociați, fără că aceasta să afecteze validitatea hotărârilor adoptate; h) în procesul-verbal ar trebui să se consemneze că adunarea sau întrunirea s-a realizat prin mijloace electronice; i) semnătura electronica de pe procesul-verbal se va realiza printr-un procedeu fiabil care să permit identificarea persoanei care l-a semnat; j) asigurarea dreptului la informare prin comunicarea tuturor documentelor pe adresa de e-mail și a posibilității de a adresa întrebări în cadrul adunării dematerializate; k) asigurarea respectării drepturilor esențiale ale asociaților.

3. Pentru adunările sau întrunirile convocate, legislatorul ar trebui să prevadă modificarea regulilor lor de desfășurare, fără că aceasta să constituie o cauză de nulitate/anulare a hotărârii, și obligarea administratorilor de a aduce noile reguli de desășurare la cunoștința asociaților, printr-un ziar de largă răspândire, într-un termen scurt, înainte de data adunării.

4. Pentru adunările sau întrunirile convocate și desfășurate deja prin mijloace electronice, în absența prevederilor legale sau statuare în acest sens, s-ar putea stipula posibilitatea asanării nulității/anulării prin ratificarea lor.

Menționez că soluțiile enumerate supra sunt câteva sugestii, fără să pretind că sunt cele mai bune sau că lista este exhaustive. Cu toate acestea, ne putem aștepta ca procesul decizional să se confrunte cu anumite dificultăți. Spre exemplu: asigurarea poliției dezbaterilor în cadrul unei adunări dematerializate; adunările sau întrunirile dematerializate va fi în detrimentul dezbaterilor atunci când numărul participanților este foarte ridicat; asigurarea identificării la adunările sau întrunirile dematerializate a persoanelor străine neautorizate; împiedicarea participării intrușilor în aceste adunări sau întruniri; vulnerabilitățile securității platformelor de comunicare utilizate.

Franța a deblocat procesul decizional al persoanelor juridice prin adopatarea unei ordonanțe care a modificat, a relaxat regulile de organizare și funcționare a adunărilor generale și ale organelor colegiale de administrare a persoanelor juridice în vremea pandemiei[3]. Totodată a prorogat termene legale de publicare a anumitor informații și documente de către persoanele juridice.

Starea de urgență justifică evicțiunea regulilor imperative ale legii sau ale actelor constitutive (constituțiile persoanelor juridice), pentru o perioadă de timp determinată. Democrația acționarială este și ea afectată de starea de urgență.

Perioada aceasta de criză restează regulile de funcționare a societăților, chiar regulile de guvernanță corporativă prin implementarea inteligenței artificiale în procesul decizional. După cum se poate observa, inteligența artificială invadează toate sectoarele vieții persoanelor fizice și juridice. În acest context, Dreptul trebuie să ofere rapid răspunsuri adecvate noilor nevoi sociale cu care se confruntă persoanele juridice.

Probabil că în perioada următoare, conferințele ce se vor organiza de facultățile de drept sau de profesioniștii dreptului vor avea ca tematică principală ”virușii din/în Drept”, așa cum sugera dl. prof. univ. dr. Lucian Bercea, decanul Facultății de Drept din cadrul Universității de Vest din Timișoara, într-o discuție pe care am avut-o pe această temă, a titlurilor conferințelor.

În absența intervenției legislatorului, procesul decizional al persoanelor juridice riscă să fie fie paralizat sau contaminat de virusul unui program de e-vote utilizat deja de persoanele juridice. Iar pentru eliminarea virusului va fi nevoie de intervenția instanței de judecată, atunci când justiția va funcționa. Deocamdată a fost testată pozitiv la COVID-19. Și e simptomatică. Nici întâlnirea cu ea nu mai este posibilă din cauza distanțării sociale. Dar digitalizarea ar putea fi un remediu atât pentru pentru justiție, cât și pentru persoane juridice. Pentru moment, cred că este singura soluție de supraviețuire în lumea contactless, pe care ne-a adus-o pandemia.


[1] Publicată în M. Of. Nr. 232/21.03.2020.
[2] Publicată în M.Of. nr. 242/24.03.2020.
[3] Ordonanța nr. 2020- 321/25.03.2020, disponibilă aici. A se vedea și Ordonanța nr. 2020-318/ 25.03.2020, disponibilă aici.


Av. conf. univ. dr. Lavinia Tec
Facultatea de Drept, Universitatea de Vest din Timișoara