Înalta Curte de Casație și Justiție a hotărât că cererea de chemare în judecată semnată și trimisă prin e-mail îndeplinește condiția semnăturii olografe, astfel că nu se impune semnarea cererii în original și cu atât mai puțin anularea cererii pentru lipsa semnăturii, pentru că ”necesitatea semnării în original a cererilor adresate instanţei nu este prevăzută în mod expres de normele de procedură civilă, atât timp cât transmiterea actelor de procedură este valabilă şi prin mijloacele rapide de comunicare: fax, poştă electronică”[1].
Anterior, tot Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie a hotărât că este posibilă scanarea cererilor și transmiterea acestora prin poşta electronică, conform art. 199 alin. (1) C. proc. Civ.. Așadar, este nelegală soluția instanței de anulare a apelului pentru lipsa semnăturii olografe dacă cererea de apel a fost transmisă instanței în formă scanată, prin mijloace electronice, find îndeplinite condițiile prevăzute art. 470 C. proc. civ. în ceea ce privește semnătura apelantului[2].
În fine, în cadrul întâlnirii președinților secțiilor civile ale Înaltei Curți de Casație și Justiție și Curților de Apel, desfășurată la Timișoara, 5-6 martie 2020, sub egida Justiția 2020 – Profesionalism și integritate[3], a fost abordată tema de dezbatere comunicată de Curtea de Apel Bacău și redenumită de I.N.M., respectiv “Lipsa necesității atașării ulterioare la dosar a exemplarului cererii de chemare în judecată conținând semnătura în original a reclamantului sau, după caz, a aplicării ulterioare a semnăturii pe cererea de chemare în judecată, în ipoteza în care aceasta a fost expediată instanţei prin fax sau e-mail”. Pornind de la premisa că transmiterea cererii de chemare în judecată prin fax și prin poștă electronică este permisă de lege în mod expres, iar printr-o atare transmitere nu se poate comunica exemplarul original al cererii de chemare în judecată, rezultă că exemplarul primit prin fax sau prin poștă electronică, ulterior materializat pe suport scris, îndeplinește exigențele dispozițiilor de procedură, fără a fi necesară atașarea ulterioară la dosar a exemplarului conținând semnătura executată în original sau, după caz, semnarea ulterioară a cererii în fața instanței. De altfel, nicio dispoziție legală nu impune depunerea la dosar a cererii de chemare în judecată sau a unui alt act de procedură emanând de la parte în original. Cu toate acestea, nu se poate face abstracție de împrejurarea că semnătura de pe un atare exemplar al cererii de chemare în judecată reconstituie prin copiere semnătura de pe originalul actului de sesizare, un atare înscris constituind o copie a înscrisului original. Or, dacă în privința înscrisurilor probatorii, art. 292 alin. (2) C. proc. civ. prevede obligația părții de a avea asupra sa originalul și, la cerere, de a îl prezenta instanței, cu atât mai mult trebuie să se admită că instanța poate, dacă apreciază necesar, să-i solicite reclamantului să prezinte originalul cererii de chemare în judecată. Aspectul ar prezenta relevanță îndeosebi în ipoteza executării unei semnături a cărei veridicitate ar fi pusă sub semnul îndoielii, cu atât mai mult cu cât, în ipoteza contestării acesteia, administrarea probei cu expertiză grafoscopică ar impune cercetarea înscrisului original.
Cu toate acestea, opinia I.N.M. este aceea că nu se impune atașarea ulterioară la dosar a exemplarului cererii de chemare în judecată conținând semnătura în original a reclamantului sau, după caz, aplicarea ulterioară a semnăturii pe cererea de chemare în judecată, în ipoteza în care aceasta a fost expediată instanţei prin fax sau e-mail. Cu toate acestea, în măsura în care veridicitatea semnăturii este contestată, instanța este în drept să solicite reclamantului prezentarea originalului cererii de chemare în judecată sau, după caz, în condițiile legii, semnarea ulterioară a acesteia.
În unanimitate, opinia exprimată de către participanții la întâlnire a fost aceea că se impune atașarea ulterioară la dosar a exemplarului cererii de chemare în judecată conținând semnătura în original a reclamantului sau, după caz, aplicarea ulterioară a semnăturii în original pe cererea de chemare în judecată, în ipoteza în care aceasta a fost expediată instanţei prin fax sau e-mail. Motivarea acestei soluții rezidă în argumentul că cerința prescrisă de art. 194 lit. f) C. proc. civ. impune aplicarea unei semnături în original, nefiind menționată posibilitatea unei reproduceri de semnătură prin fotocopiere/scanare. De asemenea, art. 292 alin. (2) C. proc. civ. nu este aplicabil actului de procedură reprezentat de cererea de chemare în judecată, ci exclusiv înscrisurilor probatorii, pentru acestea din urmă fiind prevăzută formalitatea conformării cu originalul a copiei înscrisului probatoriu, obligație ce nu este reglementată și în privința cererii de chemare în judecată. Posibilitatea reglementată de lege de transmitere a actului de procedură prin intermediul faxului sau e-mail-ului nu impietează asupra obligației reclamantului de a semna în original cererea astfel transmisă.
Pornind de la soluțiile și mai ales de la argumentele exprimate în hotărârile enumerate anterior și, respectiv, în întâlnirea de practică unitară, opinăm că acestea contravin dispozițiilor speciale care reglementează comunicarea electronică a cererii de chemare în judecată către instanțele de judecată.
Lecturând dispozițiile art. 148 alin. (1) C. proc. civ., rezultă într-adevăr că legiuitorul nu impune ca cererea de chemare în judecată să fie adresată instanței judecătorești în original. De altfel, textul analizat nu face nicio referire la cerința originalului sau a copiei cererii de chemare în judecată, ceea ce înseamnă că oricare variantă este permisă de lege. O asemenea interpretare ar justifica soluțiile de mai sus, cererea de chemare în judecată comunicată prin e-mail/fax fiind calificată ca fiind o copie a înscrisului original. Însă analiza noastră nu se va opri aici. Mergând mai departe, la dispozițiile art. 148 alin. (2) C. proc. civ., legiuitorul permite ca cererile adresate instanţelor judecătoreşti să fie formulate şi prin înscris în formă electronică, dacă sunt îndeplinite condiţiile prevăzute de lege. În fine, nici dispozițiile art. 148 alin. (5) C. proc. civ. nu impun forma originală a cererii de chemare în judecată.
Pentru a opina asupra caracterului legal și întemeiat al soluțiilor de practică judiciară prezentate sintetic mai sus, inclusiv asupra opiniei exprimate în ședința de practică unitară amintită, trebuie să răspundem câtorva întrebări, respectiv: Ce este înscrisul electronic și ce condiții trebuie să îndeplinească acesta pentru a fi considerat valabil? Cum se comunică înscrisul electronic către instanța de judecată?
Regăsim prevederi relevante privind înscrisurile electronice și comunicarea prin mijloace electronice în Codul de Procedură Civilă, cu precizarea că vom analiza doar comunicarea de la parte către instanța de judecată, nu și de la instanța de judecată la parte. În ceea ce privește ultima categorie, trebuie subliniat că toate comunicările instanței de judecată prin poșta electronică presupun în mod obligatoriu utilizarea semnăturii electronice extinse aplicate pe înscrisul comunicat[4]. De asemenea, de precizat că nu ne vom referi la comunicarea prin fax, chiar dacă acest echipament poate intra în categoria mijloacelor de comunicare electronică, printr-o interpretare foarte extinsă. Spre deosebire de comunicarea prin poștă electronică de tip e-mail, comunicarea prin fax prezintă dezavantajul că elementul de siguranță al înscrisului comunicat, respectiv semnătura olografă sau electronică, nu poate fi nicicum verificată ca fiind originală sau valabilă, înscrisul eliberat de echipamentul fax al destinatarului comunicării fiind o simplă copie. În măsura în care transmițătorul utilizează un echipament de tip ’’e-mail to fax’’, înscrisul comunicat este unul electronic, putând fi semnat valabil cu semnătură electronică, care însă poate fi verificată doar de transmițător. În cazul în care transmițătorul utilizează un echipament de tip ’’fax to fax’’, înscrisul comunicat nu poate fi semnat valabil decât cu semnătură olografă. Progresul tehnologiei dovedește că în prezent faxul, încă utilizat, este un mijloc de comunicare desuet.
Potrivit art. 148 alin. (2) C. proc. civ., cererile adresate, personal sau prin reprezentant, instanţelor judecătoreşti pot fi formulate şi prin înscris în formă electronică, dacă sunt îndeplinite condiţiile prevăzute de lege.
Potrivit art. 267 C. proc. civ., înscrisurile făcute în formă electronică sunt supuse dispoziţiilor legii speciale.
Este evident că înscrisurile electronice, pentru a fi valabile și pentru a putea fi utilizate într-un proces în fața unei instanțe de judecată, trebuie să îndeplinească cerințele legii speciale. Firește, și comunicarea acestora este supusă acelorași dispoziții, care completează prevederile Codului de Procedură Civilă.
Și ajungem așadar la dispozițiile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică[5], ce stabilesc regimul juridic al semnăturii electronice şi al înscrisurilor în formă electronică, precum şi condiţiile furnizării de servicii de certificare a semnăturilor electronice.
Potrivit art. 4 pct. 2 din Legea nr. 455/2001, înscrisul în formă electronică reprezintă o colecţie de date în formă electronică între care există relaţii logice şi funcţionale şi care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificaţie inteligibilă, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar.
Potrivit art. 4 pct. 3 din Legea nr. 455/2001, semnătura electronică reprezintă date în formă electronică, care sunt ataşate sau logic asociate cu alte date în formă electronică şi care servesc ca metodă de identificare, iar potrivit art. 4 pct. 4 din Legea nr. 455/2001, semnătură electronică extinsă reprezintă acea semnătură electronică care îndeplineşte cumulativ următoarele condiţii: a. este legată în mod unic de semnatar; b. asigură identificarea semnatarului; c. este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar; d. este legată de datele în formă electronică, la care se raportează în aşa fel încât orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă. Semnătura electronică nu poate fi verificată decât prin mijloace electronice.
Potrivit art. 5 din Legea nr. 455/2001, înscrisul în formă electronică, căruia i s-a încorporat, ataşat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv şi generată cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii electronice, este asimilat, în ceea ce priveşte condiţiile şi efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată.
Potrivit art. 6 din Legea nr. 455/2001, înscrisul în formă electronică, căruia i s-a încorporat, ataşat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică, recunoscut de către cel căruia i se opune, are acelaşi efect ca actul autentic între cei care l-au subscris şi între cei care le reprezintă drepturile.
Potrivit art. 7 din Legea nr. 455/2001, în cazurile în care, potrivit legii, forma scrisă este cerută ca o condiţie de probă sau de validitate a unui act juridic, un înscris în formă electronică îndeplineşte această cerinţă dacă i s-a încorporat, ataşat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat şi generată prin intermediul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii.
Observăm că dispozițiile care reglementează regimul juridic al înscrisurilor electronice nu mai vorbesc despre original și copie. Am putea face poate doar distincția între înscris electronic și, respectiv, înscris electronic semnat cu o semnătură electronică sau semnătură electronică extinsă.
Valabilitatea unui înscris electronic sau a unei semnături electronice (extinse) nu poate fi verificată decât prin mijloace electronice. Opinăm că înscrisul electronic nu poate fi comunicat prin nicio altă metodă decât cea electronică, inclusiv către o instanță de judecată. În caz contrar, acesta și-ar pierde valabilitatea, neputând fi citit decât prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar. Firește, în acord cu dispozițiile art. 199 C. proc. civ.[6], prin aplicarea ștampilei de intrare la registratura instanței și dobândirea de dată certă, se confirmă sau ar trebui să se confirme că înscrisul printat pe suport de hârtie are același conținut ca și înscrisul electronic (semnat cu semnătură electronică extinsă) comunicat prin mijloace electronice și citit prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar. În lipsa unei asemenea confirmări, care oricum nu este reglementată de dispozițiile Legii nr. 455/2001, însă este acceptată de Codul de Procedură Civilă, înscrisul printat nu are nicio valoare juridică. Per a contrario, după aplicarea ștampilei de intrare la registratura instanței și dobândirea de dată certă, judecătorul cauzei nu mai este îndreptățit să ceară părții care a întocmit, semnat și transmis înscrisul electronic (cererea de chemare în judecată) semnat cu semnătură electronică extinsă, prezentarea originalului sau semnarea olografă a înscrisului aflat printat la dosarul cauzei. Părții nu i se poate imputa modalitatea în care instanța decide să utilizeze cererea de chemare în judecată întocmită și comunicată electronic în condițiile legii.
Revenind la întrebările de mai sus, putem identifica și câteva răspunsuri.
Înscrisul în formă electronică, având conținutul specific redat mai sus, poate fi transmis numai printr-o comunicare electronică (spre exemplu, poștă electronică de tip e-mail) și poate fi citit numai prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar. Înscrisul în formă electronică este valabil și produce efecte juridice, asimilate înscrisului sub semnătură privată și, respectiv, înscrisului autentic, numai dacă este semnat cu o semnătură electronică sau cu o semnătură electronică extinsă, care la rândul lor nu pot fi verificate/citite, decât prin mijloace electronice.
În raport de aceste constatări, opinăm că cererea de chemare în judecată scanată și transmisă printr-o comunicare electronică (poștă electronică de tip e-mail), poate fi calificată drept înscris în formă electronică, putând fi citită prin intermediul unui program informatic (programul Adobe pentru documentele de tip .PDF). Pentru a fi valabilă din punct de vedere juridic și pentru a îndeplini rigorile Codului de Procedură Civilă, semnătura aplicată pe o asemenea cerere de chemare în judecată trebuie să fie semnătură electronică sau semnătură electronică extinsă. Aplicarea unei semnături olografe pe un înscris electronic nu este valabilă și nu îndeplinește cerința din art. 148 alin. (1) C. proc. civ..
În aceeași ordine de idei, în ipoteza în care cererea de chemare în judecată semnată olograf este transmisă prin comunicare electronică (poștă electronică de tip e-mail), este printată și depusă la dosarul cauzei, după îndeplinirea procedurii prevăzute de art. 199 alin. (1) C. proc. civ., opinăm că nu sunt îndeplinite rigorile legale. Într-o asemenea ipoteză, apreciem că judecătorul este îndreptățit să solicite părții depunerea cererii de chemare în judecată în original la dosarul cauzei. Invocarea în deciziile prezentate anterior a lipsei unei prevederi exprese în normele de procedură civilă cu privire la necesitatea semnării în original a cererilor adresate instanței ar putea fi valabilă doar pentru ipoteza în care copia cererii de chemare în judecată, conținând inclusiv semnătura părții, este transmisă prin metode clasice, respectiv înregistrată direct la registratura instanței sau comunicată prin corespondență poștală sau curier.
Atunci când partea decide să comunice cererea de chemare în judecată prin mijloace electronice (poștă electronică de tip e-mail), înscrisul comunicat în acest mod este calificat automat de lege ca fiind un înscris în formă electronică, care pentru a fi valabil, trebuie să îndeplinească rigorile legale privind conținutul său și modalitatea de citire și, respectiv, trebuie să fie semnat cu semnătură electronică sau semnătură electronică extinsă. Nici procedura prevăzută de art. 199 alin. (1) C. proc. civ. nu este de natură a acoperi aceste carențe, în condițiile în care funcționarul care aplică ștampila de intrare la registratura instanței, prin aceasta înscrisul dobândind dată certă, nu poate verifica valabilitatea semnăturii olografe aplicate, situație în care înscrisul în formă electronică recepționat în acest mod nu este valabil și nu parte fi asimilat unui înscris sub semnătură privată.
În concluzie, comunicarea cererii de chemare în judecată către instanța judecătorească se poate realiza prin mijloace electronice (poșta electronică de tip e-mail sau chiar faxul), însă cu respectarea dispozițiilor care reglementează condițiile de validitate a înscrisului comunicat, care poate fi unul electronic sau unul olograf, după caz, cu distincțiile mai sus realizate. În funcție de fiecare caz în parte, judecătorul cauzei este sau nu îndreptățit să ceară părții care a întocmit, semnat și transmis înscrisul, prezentarea originalului sau semnarea olografă în fața sa a înscrisului aflat printat la dosarul cauzei.
[1] Decizia nr. 1941 din 5 aprilie 2023, pronunțată de Secţia de Contencios Administrativ şi Fiscal a Înaltei Curți de Casație și Justiție, în https://www.juridice.ro/695257/iccj-semnarea-cererii-de-chemare-in-judecata-trimisa-pe-e-mail-si-in-original.html, sursă accesată 30.07.2023. Pentru o opinie similară prezentului studiu, a se vedea și Gabriel LEFTER, Practică ÎCCJ comentată. Calificarea motivelor de recurs. Lipsa cerinţei legale de semnare olografă a cererilor trimise instanţei prin pe e-mail, publicat în https://www.juridice.ro/696034/practica-judiciara-comentata-calificarea-motivelor-de-recurs-dovada-platii-taxelor-judiciare-de-timbru-lipsa-cerintei-legale-de-semnare-olografa-a-cererilor-trimise-instantei-prin-pe-e-mail.html, sursă accesată 30.07.2023.
[2] Decizia nr. 2325 din 4 noiembrie 2021, pronunțată de Secția a II-a civilă a Înaltei Curți de Casație și Justiție, în https://www.juridice.ro/696046/iccj-apel-scanat-trimis-pe-e-mail.html, sursă accesată 30.07.2023. Pentru o opinie similară prezentului studiu, a se vedea și Gabriel LEFTER, Câteva aspecte privind adresarea unor cereri instanțelor de judecată prin înscris în formă electronică, publicat în https://www.juridice.ro/695761/cateva-aspecte-privand-adresarea-unor-cereri-instantelor-de-judecata-prin-inscris-in-forma-electronica.html#_ftn9, sursă accesată 30.07.2023.
[3] http://inm-lex.ro/poca/files/intalnire18-drcivil_Timisoara-min.pdf, sursă accesată 30.07.2023.
[4] A se vedea în acest sens dispozițiile art. 154 alin. (6) C. proc. civ., art. 1541 alin. (1) C. proc. civ.
[5] Republicată în Monitorul Oficial cu numărul 316 din data de 30 aprilie 2014.
[6] Potrivit art. 199 alin. (1) și (2) C. proc. civ., cererea de chemare în judecată, depusă personal sau prin reprezentant, sosită prin poştă, curier, fax sau scanată şi transmisă prin poştă electronică ori prin înscris în formă electronică, se înregistrează şi primeşte dată certă prin aplicarea ştampilei de intrare. După înregistrare, cererea şi înscrisurile care o însoţesc, la care sunt ataşate, când este cazul, dovezile privind modul în care acestea au fost transmise către instanţă, se predau preşedintelui instanţei sau persoanei desemnate de acesta, care va lua de îndată măsuri în vederea stabilirii în mod aleatoriu a completului de judecată, potrivit legii.
Avocat dr. Sergiu I. Stănilă
Decan al Baroului Timiș, Vicepreședinte al Uniunii Naționale a Barourilor din România
